Gouvernance et surveillance

La gouvernance et la surveillance donnent aux administrateurs de l'espace de travail les outils pour surveiller les coûts, contrôler la consommation de ressources, appliquer les politiques d'accès et maintenir la responsabilité financière. En définissant les limites de crédit, en suivant l'utilisation et en gérant les autorisations, vous assurez que votre espace de travail fonctionne efficacement dans le budget tout en maintenant la sécurité et la conformité.

Une gouvernance efficace prévient les dépassements budgétaires, identifie les activités gourmandes en ressources et assure que les membres de l'équipe ont un accès approprié aux fonctionnalités de l'espace de travail. Ce guide vous montre comment surveiller l'activité de l'espace de travail, contrôler les coûts et appliquer les politiques internes.

Aperçu

La gouvernance et la surveillance dans l'administration de l'espace de travail Swiftask se concentrent sur trois domaines fondamentaux :

Surveillance financière

• Surveiller la consommation de crédits dans votre espace de travail

• Définir les limites de crédit individuelles des membres pour contrôler les dépenses

• Suivre les modèles d'utilisation et identifier les principaux consommateurs

• Planifier la capacité et gérer les coûts d'abonnement

Contrôle d'accès

• Appliquer les autorisations basées sur les rôles

• Configurer les autorisations granulaires pour les fonctionnalités spécifiques

• Restreindre les opérations sensibles (supprimer, partager, mettre à jour)

• Maintenir la sécurité des données et la conformité

Surveillance opérationnelle

• Suivre la capacité de l'espace de travail et l'inscription des membres

• Surveiller l'utilisation des fonctionnalités dans toute l'équipe

• Auditer l'activité et le statut des membres

• Assurer que les ressources de l'espace de travail sont utilisées efficacement

Conditions préalables

Pour gérer la gouvernance et la surveillance, vous devez disposer de :

• Un rôle Administrateur ou Propriétaire dans votre espace de travail

• L'accès à l'administration de l'espace de travail

• Une compréhension de votre plan d'abonnement et de vos limites

Surveillance financière et gestion budgétaire

Comprendre la gouvernance basée sur les crédits

Swiftask utilise un système de crédits pour suivre la consommation d'IA dans votre espace de travail. Chaque interaction d'IA, qu'elle soit dans Chat, Agents, Réunions ou Artefacts, consomme des crédits en fonction du modèle utilisé et de la complexité de la tâche.

Pourquoi les limites de crédit sont importantes :

Sans contrôles appropriés, un seul utilisateur pourrait consommer l'intégralité du budget de l'espace de travail. Les limites de crédit préviennent le « choc des factures » et assurent une distribution équitable des ressources dans votre équipe.

Définition des limites de crédit des membres

Pour définir une limite de crédit mensuelle pour un membre individuel :

• Accédez à Administration de l'espace de travail → Membres

• Trouvez le membre dans la liste

• Cliquez sur l'icône œil dans la colonne Action

• Dans la vue Détails du membre, localisez le champ Limite mensuelle (Crédits)

• Entrez une valeur numérique (par exemple, 20 000 crédits)

• Cliquez sur Valider
  

  

Ce qui se passe quand un membre atteint sa limite :

• Il reçoit un avertissement en s'approchant de sa limite

• Une fois la limite atteinte, il ne peut plus consommer de crédits supplémentaires

• Les administrateurs peuvent augmenter la limite ou attendre la réinitialisation mensuelle

Meilleures pratiques pour l'allocation de crédits :
Administrateurs et utilisateurs avancés : limites plus élevées (50 000 à 100 000 crédits) Membres standard : limites modérées (20 000 à 50 000 crédits)
Utilisateurs occasionnels : limites plus basses (5 000 à 20 000 crédits)
Lecteurs : aucune allocation de crédits nécessaire (accès en lecture seule)

Surveillance de l'utilisation des membres

La liste des membres fournit une visibilité en temps réel sur la consommation de crédits :

Colonne Utilisation du mois en cours :

Chaque membre a une barre de progression visuelle montrant :

• Les crédits consommés ce mois

• Le pourcentage de leur limite mensuelle utilisée

• Les crédits restants disponibles

Identification des principaux consommateurs :

Scannez la colonne Utilisation du mois en cours pour identifier rapidement les membres qui :

• S'approchent de leurs limites de crédit

• Consomment significativement plus que les autres

• Utilisent potentiellement des modèles d'IA ou des flux de travail inefficaces

Exemple de surveillance de l'utilisation :

Membre A : ████████░░ 80% (16 000 / 20 000 crédits) Membre B : ███░░░░░░░ 30% (6 000 / 20 000 crédits) Membre C : ██████████ 100% (20 000 / 20 000 crédits) ⚠️ 

Le membre C a atteint sa limite et a besoin soit d'une allocation augmentée, soit doit attendre la réinitialisation mensuelle.

Planification de la capacité et limites de l'espace de travail

Comprendre la capacité de l'espace de travail

Chaque plan Swiftask inclut un nombre spécifique d'emplacements de membres. La gestion de la capacité assure que vous ne dépassez pas les limites de votre plan et vous aide à planifier la croissance de l'équipe.

Indicateur de capacité :

En haut de la section Membres, vous verrez votre statut d'inscription :

Votre plan compte actuellement 5 utilisateurs sur 10 inscrits, ce qui signifie qu'il est à 50 % de capacité. Vous pouvez ajouter 5 utilisateurs supplémentaires.

Cela affiche :

• Emplacements totaux : 10 membres

• Emplacements utilisés : 5 membres

• Emplacements disponibles : 5 membres

• Pourcentage de capacité : 50%

Planification de la croissance

Quand mettre à niveau :

Envisagez de mettre à niveau votre plan quand :

• Vous êtes à 80 % de capacité ou plus

• Vous avez besoin d'ajouter plusieurs membres bientôt

• Vous supprimez fréquemment des membres inactifs pour faire de la place

• Votre équipe grandit plus vite que votre plan ne le permet

Stratégies de gestion de la capacité :

• Supprimer les membres inactifs – Libérez des emplacements en supprimant les utilisateurs qui n'ont plus besoin d'accès

• Utiliser les rôles Spectateur stratégiquement – Les spectateurs comptent vers votre limite de membres mais consomment moins de ressources

• Surveiller les invitations en attente – Annulez les invitations qui n'ont pas été acceptées dans un délai raisonnable

• Planifier les mises à niveau à l'avance – N'attendez pas d'être à 100 % de capacité pour mettre à niveau

Impact de l'abonnement

La facturation est liée au nombre de membres :

Quand vous invitez de nouveaux membres, l'interface affiche un avertissement clair :

⚠️ L'invitation d'utilisateurs supplémentaires augmentera votre facturation d'abonnement. Chaque nouvel utilisateur ajoute des frais à votre abonnement mensuel.

Planification des coûts :

• Examinez le tarif de votre plan actuel

• Calculez le coût par membre supplémentaire

• Budgétisez la croissance de l'équipe avant d'inviter de nouveaux utilisateurs

• Envisagez les plans annuels pour les économies sur les grandes équipes

Gouvernance fonctionnelle et politiques d'accès

Comprendre la matrice des autorisations

Swiftask utilise un système d'autorisations granulaires qui va au-delà des rôles de base. Les administrateurs peuvent contrôler exactement ce que chaque membre peut faire avec des fonctionnalités spécifiques.

Catégories d'autorisations :

• Gestion des membres – Qui peut inviter, mettre à jour ou supprimer des membres

• Gestion des sources de données – Contrôle de la base de connaissances et des sources de données

• Gestion des agents – Autorisations pour créer, modifier et supprimer des agents

• Gestion des automations – Contrôle des automations de flux de travail

• Gestion des artefacts – Autorisations pour les diapositives, pages web et documents

• Gestion des réunions – Accès aux enregistrements et transcriptions des réunions

• Gestion des projets – Contrôle de la création de projets et de la collaboration

• Gestion des abonnements – Accès aux modifications de facturation et de plan

• Gestion de la facturation – Gestion des factures et des paiements

Configuration des autorisations granulaires

Pour personnaliser les autorisations pour un membre spécifique :

• Accédez à Administration de l'espace de travail → Membres

• Cliquez sur l'icône œil à côté du nom du membre

• Dans la vue Détails du membre, faites défiler jusqu'à la section Autorisations

• Basculez les autorisations spécifiques activées ou désactivées

Exemple : Restriction des autorisations de suppression

Vous pouvez permettre à un Membre de créer et mettre à jour les sources de données mais l'empêcher de supprimer :

• Affichage : ✓ Activé

• Création : ✓ Activé

• Mise à jour : ✓ Activé

• Suppression : ✗ Désactivé

• Partage : ✗ Désactivé

Cela garantit que votre base de connaissances reste intacte tout en permettant au membre de contribuer.

Application des politiques de sécurité des données

Protection des données sensibles :

Utilisez les autorisations pour appliquer les politiques de données internes :

Protection de la base de connaissances :

• Désactivez les autorisations de suppression pour les sources de données pour prévenir la perte de données accidentelle

• Restreignez les autorisations de partage pour prévenir la distribution de données non autorisée

• Limitez l'accès à la mise à jour aux gestionnaires de données désignés

Contrôle de la collaboration :

• Utilisez les bascules de gestion des artefacts pour contrôler qui peut partager des présentations et des documents

• Restreignez les autorisations de gestion des projets pour prévenir la création de projets non autorisée

• Contrôlez la gestion des agents pour assurer que seuls les utilisateurs formés construisent des flux de travail d'IA

Conformité et audit :

• Désactivez la gestion des abonnements pour tous les utilisateurs non-administrateurs

• Restreignez la gestion de la facturation aux propriétaires et partenaires de facturation uniquement

• Utilisez les autorisations d'affichage uniquement pour les auditeurs et les parties prenantes

Gouvernance du cycle de vie des membres

Gouvernance de l'intégration

Quand vous invitez de nouveaux membres :

• Choisissez le rôle approprié en fonction de leur fonction

• Définissez une limite de crédit appropriée pour leur utilisation attendue

• Examinez l'impact sur la facturation avant d'envoyer l'invitation

• Configurez les autorisations granulaires si le rôle par défaut ne correspond pas à leurs besoins exacts

Surveillance continue

Tâches hebdomadaires de gouvernance :

• Examinez la colonne Utilisation du mois en cours pour identifier la consommation inhabituelle

• Vérifiez les membres s'approchant de leurs limites de crédit

• Surveillez le pourcentage de capacité de l'espace de travail

• Examinez les invitations en attente et annulez celles obsolètes

Tâches mensuelles de gouvernance :

• Auditez les rôles des membres et assurez-vous qu'ils sont toujours appropriés

• Examinez les allocations de crédit et ajustez en fonction des modèles d'utilisation réels

• Vérifiez les membres inactifs qui devraient être supprimés

• Analysez les principaux consommateurs et optimisez leurs flux de travail

Tâches trimestrielles de gouvernance :

• Audit complet d'accès aux membres

• Examinez et mettez à jour les politiques d'accès internes

• Planifiez la croissance de l'équipe et les mises à niveau potentielles du plan

• Documentez toute configuration d'autorisation personnalisée

Gouvernance de l'offboarding

Quand vous supprimez des membres :

• Examinez leurs ressources possédées – Vérifiez les agents, projets et sources de données qu'ils ont créés

• Transférez la propriété – Réassignez les ressources critiques aux membres actifs

• Documentez leur accès – Conservez un dossier de ce auquel ils avaient accès

• Supprimez leur compte – Cliquez sur l'icône corbeille dans la liste des membres

• Vérifiez la suppression – Confirmez qu'ils ne peuvent plus accéder à l'espace de travail

Tableau récapitulatif de la gouvernance

Cas d'usage pratiques

Prévention des dépassements budgétaires

Définissez des limites de crédit conservatrices pour tous les nouveaux membres (par exemple, 10 000 crédits). Surveillez leur utilisation le premier mois, puis ajustez les limites en fonction des modèles d'utilisation réels.

Protection de la base de connaissances

Créez un rôle « Gestionnaire de données » en prenant un Membre et en désactivant les autorisations de suppression pour les sources de données. Cela leur permet d'ajouter et mettre à jour des documents sans risquer des suppressions accidentelles.

Gestion des équipes saisonnières

Si vous avez des contractants ou des travailleurs saisonniers, utilisez le rôle Spectateur pour ceux qui ont seulement besoin de visibilité. Quand ils ont besoin d'un accès actif, promouvez-les temporairement en Membre, puis rétrogradez quand le projet se termine.

Contrôle des coûts pendant les périodes à forte utilisation

Pendant les périodes chargées, réduisez temporairement les limites de crédit pour tous les membres pour prévenir l'épuisement du budget. Communiquez la modification et fournissez des conseils sur l'utilisation de modèles d'IA plus rentables.

Assurance de la conformité pour les auditeurs

Créez des comptes Spectateur pour les auditeurs externes. Ils peuvent voir toute l'activité de l'espace de travail, les listes de membres et les structures de projets sans la capacité de modifier quoi que ce soit ou d'accéder aux informations de facturation.

Conseils et meilleures pratiques

Commencer par des limites conservatrices

Définissez initialement des limites de crédit plus basses et augmentez-les en fonction de l'utilisation réelle. Il est plus facile d'augmenter les limites que de se remettre des dépassements budgétaires.

Surveiller hebdomadairement, ajuster mensuellement

Vérifiez l'utilisation hebdomadairement pour détecter les problèmes tôt. Effectuez les ajustements de limite de crédit mensuellement en fonction des modèles établis.

Documenter les autorisations personnalisées

Si vous créez des configurations d'autorisation personnalisées (par exemple, un Membre avec accès supprimé restreint), documentez pourquoi et pour qui. Cela aide lors des audits et des examens de rôles.

Utiliser les rôles comme modèles, les autorisations pour les exceptions

Attribuez les rôles standard (Membre, Spectateur) à la plupart des utilisateurs. Utilisez les autorisations granulaires uniquement pour les cas spéciaux qui ne correspondent pas aux rôles standard.

Communiquer les politiques de crédit

Assurez-vous que votre équipe comprenne :

• Comment fonctionnent les crédits

• Quelle est leur limite mensuelle

• Ce qui se passe quand ils atteignent leur limite

• Comment demander des augmentations de limite

Planifier la capacité de manière proactive

N'attendez pas d'être à 100 % de capacité pour mettre à niveau. Commencez à planifier quand vous atteignez 75 % pour éviter les délais d'intégration des nouveaux membres.

Examiner les autorisations trimestriellement

Les rôles des gens changent. Examinez les autorisations tous les trimestres pour vous assurer que les membres ont toujours les niveaux d'accès appropriés.

Dépannage

Problème : Le membre a dépassé sa limite de crédit

Symptômes : Le membre signale qu'il ne peut pas utiliser les fonctionnalités d'IA.

Solution :

• Accédez à Membres → Cliquez sur l'icône œil à côté de son nom

• Vérifiez l'utilisation du mois en cours – s'il est à 100 %, il a atteint sa limite

• Options :

  • Augmentez sa limite mensuelle (Crédits)

  • Attendez la réinitialisation mensuelle

  • Réallouez les crédits des membres sous-utilisés

Problème : L'espace de travail approche de la capacité

Symptômes : L'inscription affiche 90 %+ de capacité.

Solution :

• Examinez la liste des membres pour les utilisateurs inactifs

• Supprimez les membres qui n'ont plus besoin d'accès

• Envisagez une mise à niveau vers un plan supérieur

• Accédez à Abonnement pour afficher les options de mise à niveau

Problème : Impossible de définir les autorisations granulaires

Symptômes : Les bascules d'autorisation sont grisées.

Cause : Vous n'avez peut-être pas les autorisations suffisantes.

Solution :

• Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent modifier les autorisations

• Vérifiez que vous avez le rôle correct

• Contactez le propriétaire de l'espace de travail si vous avez besoin d'accès

Problème : Consommation de crédit élevée par un membre spécifique

Symptômes : Un membre utilise significativement plus de crédits que les autres.

Investigation :

• Vérifiez leur pourcentage d'utilisation du mois en cours

• Examinez les fonctionnalités qu'ils utilisent le plus

• Enquêtez pour voir s'ils utilisent des modèles d'IA coûteux

Solutions :

• Fournissez des conseils sur l'utilisation de modèles rentables

• Réduisez leur limite de crédit si l'utilisation est inutile

• Optimisez leurs flux de travail pour réduire la consommation

• Fournissez une formation sur l'utilisation efficace de l'IA

Prêt à gouverner votre espace de travail ?

Accédez à Administration de l'espace de travail → Membres pour commencer à surveiller l'utilisation, définir les limites de crédit et appliquer les politiques d'accès.