Déclencheur Webhook
Écrit par Stanislas
Dernière mise à jour Il y a 8 mois
Surveillez votre boîte de réception Outlook pour détecter de nouveaux e-mails et déclenchez automatiquement des automatisations d'agents. Lorsqu'un e-mail correspondant à vos critères arrive, Swiftask active instantanément votre automatisation configurée—idéal pour traiter les demandes clients, les candidatures ou tout flux de travail piloté par e-mail.
Aperçu
Les déclencheurs Outlook vous permettent de connecter votre boîte mail Outlook 365 à Swiftask. Lorsqu'un nouvel e-mail arrive dans le dossier surveillé, Swiftask exécute automatiquement l'automatisation de votre agent. Au lieu de vérifier manuellement les e-mails et d'y répondre, votre agent gère la tâche automatiquement—24h/24 et 7j/7.
Considérez un déclencheur Outlook comme un pont entre votre e-mail et votre agent. Chaque fois que quelqu'un envoie un e-mail à votre boîte de réception surveillée, votre agent se réveille et le traite selon vos instructions.
Prérequis
Avant de créer un déclencheur Outlook, vous avez besoin de :
Un compte Swiftask (inscrivez-vous sur swiftask.ai)
Un agent configuré avec des objectifs et des instructions clairs, ainsi que les compétences nécessaires (envoyer des e-mails, enregistrer des données, etc.)
Un compte Outlook 365 (e-mail personnel ou professionnel)
Accès aux Automatisations dans votre espace de travail Swiftask
L'autorisation de créer des déclencheurs dans votre espace de travail
Guide étape par étape
Étape 1 : Accédez à la section Déclencheurs
Accédez à l'agent que vous souhaitez connecter à Outlook.
Cliquez sur Agents dans la barre latérale gauche
Trouvez votre agent et cliquez pour l'ouvrir
Dans la barre latérale gauche, recherchez la section Automatisations
Cliquez sur Déclencheurs (marqué comme NOUVEAU)
Vous verrez une liste de tous les déclencheurs existants pour cet agent.
Étape 2 : Choisissez le type de déclencheur
Cliquez sur le bouton Nouveau Déclencheur (bouton rouge avec icône +).
Une boîte de dialogue s'ouvre, affichant les types de déclencheurs disponibles.
Recherchez l'option Outlook 365 Email
Lisez la description : "Surveillez votre boîte de réception Outlook pour les nouveaux e-mails en utilisant l'authentification moderne OAuth2"
Cliquez sur Outlook 365 Email pour le sélectionner
Étape 3 : Connectez votre compte Outlook
La boîte de dialogue passe à l'étape de connexion.
Vous verrez un formulaire avec :
Nom du Déclencheur
Cliquez sur le champ de saisie intitulé "Nom du Déclencheur"
Entrez un nom descriptif qui identifie ce déclencheur
Exemples : "E-mail Support Client", "Candidatures d'Emploi", "Demandes Commerciales"
Ce nom apparaît dans votre liste de déclencheurs et les journaux
Connectez votre compte Outlook
Cliquez sur le bouton rouge intitulé "Connecter votre compte Outlook"
Une nouvelle fenêtre de navigateur s'ouvre pour l'authentification Outlook
Connectez-vous avec vos identifiants Outlook 365
Accordez à Swiftask l'autorisation d'accéder à votre boîte mail (toutes les autorisations nécessaires sont demandées automatiquement)
Après l'authentification, vous êtes redirigé vers Swiftask
Étape 4 : Configurez la surveillance Outlook
Après avoir connecté votre compte, la boîte de dialogue passe à l'étape de configuration.
Vous verrez un formulaire avec plusieurs options pour personnaliser la façon dont Swiftask surveille votre boîte de réception Outlook.
Dossier d'E-mails
Sélectionnez le dossier Outlook à surveiller
Par défaut : "Boîte de réception"
Vous pouvez choisir d'autres dossiers si nécessaire
Filtre d'E-mails
Optionnel : Utilisez la syntaxe de filtre OData pour affiner les e-mails qui déclenchent l'automatisation
Exemple : "UNSEEN" (seulement les e-mails non lus)
Laissez vide pour traiter tous les e-mails dans le dossier
Cela aide à réduire les exécutions d'automatisation inutiles
Marquer comme Lu
Interrupteur : Activé ou Désactivé
Lorsqu'il est activé, Swiftask marque les e-mails comme lus après traitement
Utile pour éviter un traitement en double
Télécharger les Pièces Jointes
Interrupteur : Activé ou Désactivé
Lorsqu'il est activé, les pièces jointes des e-mails sont incluses dans la charge utile du déclencheur
Activez cette option si votre agent a besoin de traiter les pièces jointes
Domaines Autorisés
Optionnel : Liste de domaines d'expéditeurs autorisés, séparés par des virgules
Exemple : *"client.com, fournisseur.fr, .partenaire.eu"
Prend en charge les modèles avec caractères génériques comme *domaine.com
Seuls les e-mails provenant de ces domaines déclenchent l'automatisation
Laissez vide pour autoriser tous les domaines
Adresses E-mail Autorisées
Optionnel : Liste d'adresses e-mail VIP spécifiques, séparées par des virgules
Exemple : "pdg@entreprise.com, responsable@client.com"
Seuls les e-mails provenant de ces adresses spécifiques déclenchent l'automatisation
Utile pour les e-mails hautement prioritaires
Laissez vide pour autoriser toutes les adresses
Étape 5 : Vérifiez votre déclencheur
Après avoir configuré vos paramètres, cliquez sur Suivant.
La boîte de dialogue passe à l'étape de vérification.
Vous verrez un résumé de votre configuration de déclencheur Outlook :
Type de déclencheur : Outlook 365 Email
Description : "Surveillez votre boîte de réception Outlook pour les nouveaux e-mails en utilisant l'authentification moderne OAuth2"
Nom du Déclencheur : Le nom que vous avez entré
Compte Connecté : Votre adresse e-mail Outlook
Dossier : Le dossier que vous avez sélectionné
Filtre : Votre filtre OData (le cas échéant)
Marquer comme Lu : Activé ou Désactivé
Télécharger les Pièces Jointes : Activé ou Désactivé
Domaines Autorisés : Votre liste de domaines (le cas échéant)
Adresses E-mail Autorisées : Votre liste VIP (le cas échéant)
Vérifiez les informations pour vous assurer qu'elles sont correctes.
Étape 6 : Créez le déclencheur
Une fois la configuration vérifiée :
Cliquez sur le bouton rouge Créer le Déclencheur
La boîte de dialogue se ferme
Vous revenez à la liste Déclencheurs
Votre nouveau déclencheur Outlook apparaît maintenant dans la liste avec le statut "Actif"
Votre déclencheur Outlook est maintenant actif. Lorsque de nouveaux e-mails arrivent dans votre dossier surveillé, Swiftask exécutera automatiquement l'automatisation de votre agent.
Cas d'utilisation pratiques
Cas d'utilisation 1 : Automatisation des e-mails de support client
Configuration : Vous recevez des e-mails de support client à l'adresse support@entreprise.com.
Configuration du déclencheur :
Dossier : Boîte de réception
Filtre : UNSEEN (seulement les e-mails non lus)
Domaines Autorisés : Laissez vide (accepte tous)
Action de l'agent : Votre agent de support lit l'e-mail, recherche dans votre base de connaissances les informations pertinentes et envoie une réponse au client.
Résultat : Les clients reçoivent des réponses instantanées aux questions courantes sans intervention manuelle.
Cas d'utilisation 2 : Traitement des candidatures d'emploi
Configuration : Les candidats envoient leurs CV à l'adresse emplois@entreprise.com.
Configuration du déclencheur :
Dossier : Boîte de réception
Filtre : Laissez vide
Domaines Autorisés : Laissez vide (accepte tous)
Action de l'agent : Votre agent RH reçoit la candidature, extrait les informations clés, trie le CV et ajoute le candidat à votre système de suivi.
Résultat : Toutes les candidatures sont automatiquement traitées et organisées.
Cas d'utilisation 3 : Demandes des clients VIP
Configuration : Vous souhaitez donner la priorité aux e-mails de vos principaux clients.
Configuration du déclencheur :
Dossier : Boîte de réception
Adresses E-mail Autorisées : "vip1@client.com, vip2@client.com, vip3@partenaire.com"
Action de l'agent : Votre agent route les demandes VIP vers une équipe spécialisée ou fournit un support prioritaire.
Résultat : Les clients à haute valeur ajoutée bénéficient automatiquement d'un traitement privilégié.
Conseils & meilleures pratiques
Utilisez des noms de déclencheurs spécifiques : Choisissez des noms qui décrivent clairement ce que fait le déclencheur. "E-mail Support Client" est mieux que "Déclencheur 1".
Commencez par un dossier de test : Si vous débutez avec les déclencheurs Outlook, créez d'abord un dossier de test et envoyez-y des e-mails. Une fois que vous êtes sûr que cela fonctionne, basculez vers votre dossier principal.
Utilisez judicieusement les filtres d'e-mails : Le filtre "UNSEEN" empêche le retraitement du même e-mail. Utilisez-le pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts.
Activez "Marquer comme Lu" pour plus de clarté : Après que votre agent a traité un e-mail, le marquer comme lu vous aide à suivre quels e-mails ont été gérés.
Utilisez les domaines autorisés pour la sécurité : Si vous n'attendez des e-mails que de sociétés spécifiques, restreignez-les par domaine pour éviter des exécutions d'automatisation non souhaitées.
Testez avec un e-mail exemple : Avant de passer en production, envoyez un e-mail de test à votre dossier surveillé pour vérifier que le déclencheur fonctionne correctement.
Ressources supplémentaires
Introduction à l'automatisation avec des agents – Apprenez les concepts généraux de l'automatisation d'agents
Création d'une automatisation avec des agents – Configurez le flux de travail d'automatisation complet après avoir créé votre déclencheur
Agents > Définir des objectifs & instructions – Configurez ce que votre agent doit faire lorsque le déclencheur se déclenche
Agents > Compétences (Outils IA) – Ajoutez des capacités comme l'envoi d'e-mails ou la mise à jour de bases de données
Déclencheurs depuis un webhook – Découvrez les déclencheurs basés sur des webhooks pour d'autres intégrations
Déclencheurs depuis un e-mail (IMAP) – Alternative de déclencheur e-mail utilisant le protocole IMAP
Prêt à automatiser votre flux de travail d'e-mails ? Créez votre premier déclencheur Outlook maintenant et laissez votre agent gérer automatiquement les e-mails entrants. Votre déclencheur sera actif et surveillera votre boîte de réception en quelques minutes.