Partage de l'agent - Demander aux utilisateurs d'utiliser leur propre compte
Écrit par Stanislas
Dernière mise à jour Il y a 7 mois
Aperçu
Quand vous partagez un agent qui utilise des intégrations externes—comme Gmail, Google Drive, Slack ou Outlook—vous pouvez choisir comment ces intégrations fonctionnent pour vos collègues. L'option « Demander aux utilisateurs d'utiliser leur propre compte » signifie que chaque personne doit s'authentifier avec son propre compte pour cette intégration. Personne n'utilise vos identifiants ; tout le monde utilise les siens.
Cette approche préserve la confidentialité des données, maintient des pistes d'audit claires et respecte automatiquement les contrôles d'accès de votre entreprise.
Pourquoi c'est important
Confidentialité et sécurité des données
Les emails, fichiers et messages de chaque personne restent sur son propre compte. Vous ne partagez jamais vos identifiants avec vos collègues, et ils ne partagent pas les leurs avec vous. L'agent agit au nom de celui qui l'utilise, mais toujours par son propre authentification.
Conformité et responsabilité
Dans les secteurs réglementés (finance, santé, juridique), les actions doivent être traçables jusqu'à la personne qui les a effectuées. Si votre agent envoie un email, il doit provenir de l'adresse email de cette personne, pas d'un compte partagé. Cela maintient les journaux d'audit clairs et respecte les exigences réglementaires.
Respecte les permissions existantes
Votre collègue peut avoir accès à des dossiers, des canaux ou des listes de distribution différents des vôtres. En utilisant son propre compte, l'agent respecte automatiquement ces limites. Si Jessica n'a pas accès à une feuille de calcul, l'agent ne l'accèdera pas non plus—ce qui est correct.
Responsabilité claire
Quand un seul compte partagé gère tout, il est flou de savoir qui est responsable de quoi. Avec des comptes individuels, c'est clair : « Cet agent a utilisé mon Gmail, donc je suis responsable de cette action. »
Conditions préalables
Pour les propriétaires :
Vous possédez ou pouvez modifier l'agent
La compétence supporte cette option (généralement les intégrations comme Gmail, Google Drive, Slack, Outlook)
Permission de partager des agents dans votre espace de travail
Pour les destinataires :
Accès à l'agent partagé (partagé avec vous en tant qu'Utilisateur, Admin ou Propriétaire)
Un compte Swiftask dans le même espace de travail
Accès au compte externe avec lequel vous vous authentifierez (par exemple, votre propre Gmail, Google Drive)
Guide étape par étape
Étape 1 : Le propriétaire active l'option
Ouvrez votre agent et accédez à Compétences
Cliquez sur Ajouter une compétence (par exemple, Gmail, Google Drive, Slack)
Sélectionnez la catégorie de compétence et remplissez le formulaire :
Nom de l'outil : Donnez-lui un nom descriptif (par exemple, « Outil Gmail » ou « Gmail - Utilisation personnelle »)
Authentification : Connectez-vous avec VOTRE compte (par exemple, votre Gmail)
Faites défiler jusqu'au bas du formulaire et localisez le bouton bascule : « Demander aux utilisateurs d'utiliser leur propre compte »
Activez le bouton bascule ON
Cliquez sur Enregistrer
La compétence est maintenant configurée. Quand vous partagerez cet agent, les destinataires verront une invite pour configurer leur propre compte.
Étape 2 : Le propriétaire partage l'agent
Allez à Agents → Trouvez votre agent
Cliquez sur le menu à trois points sur la carte de l'agent
Sélectionnez Partager l'agent
Ajoutez des utilisateurs ou des groupes comme d'habitude
Attribuez les rôles (Propriétaire, Admin, Utilisateur)
Cliquez sur Enregistrer
Les destinataires ont maintenant accès à l'agent, mais ils verront une invite de configuration.
Étape 3 : Le destinataire voit l'invite de configuration
Quand un destinataire ouvre l'agent partagé (dans Chat ou la section Agents), il voit une bannière bleue en haut :
« Configuration requise »
Le message explique : « Cet agent utilise [Nom de la compétence]. Veuillez connecter votre propre compte pour utiliser cet agent. »
Sous le message se trouve un bouton Configurer pour chaque compétence qui nécessite une configuration.
Étape 4 : Le destinataire configure son compte
Cliquez sur Configurer à côté du nom de la compétence
Une boîte de dialogue s'ouvre : « Configurer la compétence »
Entrez un nom pour cet outil (par exemple, « Mon Gmail » ou « Google Drive de Sarah »)
Cliquez sur S'authentifier ou Connecter le compte
Connectez-vous avec VOTRE compte (par exemple, votre Gmail, pas celui du propriétaire)
Accordez les permissions si vous y êtes invité
Cliquez sur Enregistrer
La configuration est maintenant terminée. La bannière « Configuration requise » disparaît, et le destinataire peut utiliser l'agent. Toutes les actions (envoi d'emails, accès aux fichiers, etc.) se font par son propre compte.
Cas d'usage pratiques
Équipe RH avec agent de recrutement
Vous êtes le responsable RH. Vous avez créé un agent qui rédige des lettres d'offre et les envoie aux candidats en utilisant Gmail. Vous activez « Demander aux utilisateurs d'utiliser leur propre compte » pour la compétence Gmail et partagez l'agent avec vos 3 coordinatrices RH.
Chaque coordinatrice configure son propre Gmail :
Sarah configure sarah@company.com
Mike configure mike@company.com
Jessica configure jessica@company.com
Quand l'agent envoie une lettre d'offre, elle provient de la coordinatrice qui l'utilise. Les candidats peuvent répondre directement à cette personne. Tout est clair et traçable.
Équipe Finance avec agent de rapports
Vous avez créé un agent qui extrait les données de dépenses de Google Sheets et génère des rapports mensuels. Vous activez « Demander aux utilisateurs d'utiliser leur propre compte » pour la compétence Google Sheets et partagez l'agent avec votre équipe Finance.
Chaque membre de l'équipe configure son propre compte Google. Maintenant, l'agent ne peut accéder qu'aux feuilles de calcul auxquelles chaque personne a accès :
Si Mike a accès à la feuille « Budget Q1 », l'agent peut l'extraire quand Mike l'utilise
Si Jessica n'a pas accès à la feuille « Dépenses du PDG », l'agent ne l'accèdera pas quand elle l'utilise (respectant ses permissions réelles)
Cette application automatique des permissions est un énorme avantage—aucun contrôle d'accès manuel nécessaire.
Équipe Support avec agent Slack
Vous avez créé un agent qui répond aux messages Slack et les enregistre dans votre système de ticketing. Vous activez « Demander aux utilisateurs d'utiliser leur propre compte » pour la compétence Slack et la partagez avec votre équipe Support.
Chaque agent de support configure son propre compte Slack. L'agent peut maintenant :
Voir uniquement les canaux auxquels ils appartiennent
Poster des messages en utilisant leur authentification
Respecter leur niveau de permission (si quelqu'un n'est pas dans un canal privé, l'agent ne peut pas y accéder)
Conseils et meilleures pratiques
Communiquez clairement
Quand vous partagez l'agent, dites aux destinataires qu'ils doivent configurer leur propre compte. Ne les laissez pas deviner. Un message simple comme « Cet agent vous demande de vous authentifier avec votre propre compte Gmail » prévient la confusion.
Testez-le vous-même d'abord
Avant de partager, configurez l'agent avec votre compte et testez-le. Assurez-vous qu'il fonctionne comme prévu. De cette façon, vous pouvez aider les destinataires à résoudre les problèmes s'ils en rencontrent.
Utilisez des noms de compétences descriptifs
Au lieu de noms génériques comme « Outil Gmail », utilisez des noms qui rendent l'intention évidente :
« Gmail - Utilisez votre propre compte »
« Google Drive - Accès personnel »
« Slack - Accès aux canaux d'équipe »
Cela réduit la confusion et les demandes de support.
Vérifiez les conditions préalables
Avant de partager, assurez-vous que vos collègues ont accès aux comptes dont ils auront besoin :
Si l'agent a besoin de Gmail, assurez-vous que tout le monde a un compte Gmail
Si l'agent a besoin de Slack, assurez-vous que tout le monde est dans l'espace de travail Slack
Si l'agent a besoin de Google Drive, assurez-vous que tout le monde a un compte Google
Dépannage
Questions fréquemment posées
Q : Le propriétaire doit-il aussi configurer son compte ?
A : Oui. Quand vous avez configuré la compétence, vous vous êtes authentifié avec votre compte. Vous pouvez utiliser l'agent immédiatement. Les destinataires doivent configurer leurs comptes séparément avant de pouvoir l'utiliser.
Q : Puis-je changer ce paramètre après le partage ?
A : Oui. Allez à Agent → Compétences → Modifier la compétence → Basculez « Demander aux utilisateurs d'utiliser leur propre compte » OFF. Cependant, cela n'est pas recommandé. Si vous le désactivez, les nouveaux destinataires peuvent utiliser votre compte à la place du leur, ce qui réduit la sécurité et la clarté.
Q : Que se passe-t-il si quelqu'un configure mal son compte ?
A : Il verra une erreur quand il essaiera d'utiliser l'agent. Il peut cliquer à nouveau sur Configurer pour corriger. Si le problème persiste, vérifiez qu'il se connecte avec le bon compte.
Q : Puis-je l'exiger pour certaines personnes mais pas pour d'autres ?
A : Non. Le bouton bascule s'applique à tous ceux qui reçoivent l'agent. Soit tout le monde utilise son propre compte, soit tout le monde utilise le vôtre. Si vous avez besoin des deux options, créez deux versions de l'agent.
Q : Que se passe-t-il si je veux désactiver cela plus tard ?
A : Allez à Agent → Compétences → Modifier la compétence → Basculez « Demander aux utilisateurs d'utiliser leur propre compte » OFF. Les destinataires existants continueront à utiliser leurs comptes configurés, mais les nouveaux destinataires pourront utiliser votre compte à la place.
Q : Cela fonctionne-t-il avec toutes les compétences ?
A : Seules les compétences qui s'intègrent à des services externes (Gmail, Google Drive, Slack, Outlook, Microsoft Teams, etc.) supportent cette option. Les fonctionnalités Swiftask internes n'ont pas ce bouton bascule.
Ce qui se passe ensuite
Une fois que tous les destinataires ont configuré leurs comptes :
La bannière « Configuration requise » disparaît
Les destinataires peuvent utiliser l'agent immédiatement
Toutes les actions (emails, accès aux fichiers, messages) se font par leurs propres comptes
Vous pouvez modifier l'accès ou les rôles à tout moment en ouvrant à nouveau la boîte de dialogue de partage
L'utilisation et les crédits sont suivis sous le compte d'espace de travail du propriétaire de l'agent
Ressources supplémentaires
Partager un agent – Apprenez comment partager des agents avec des utilisateurs et des groupes, et attribuer des rôles
Créer un agent IA étape par étape – Construisez votre premier agent personnalisé et ajoutez des compétences
Utiliser les agents depuis le chat – Accédez et interagissez avec les agents partagés
Administration de l'espace de travail – Gérez les rôles, les permissions et l'accès de l'équipe
Résumé
Le principe clé : Chaque personne utilise son propre compte. Les données restent privées. Les actions sont traçables.