Sources de données (Konwledge Base)

Écrit par Stanislas

Dernière mise à jour Il y a 8 mois

Ajoutez des fichiers, documents et sources de données que votre agent peut consulter pour fournir des réponses précises et contextuelles. La base de connaissances de votre agent détermine les informations auxquelles il peut se référer pour répondre aux utilisateurs. Sans base de connaissances, votre agent s'appuie uniquement sur ses données d'entraînement – avec une base de connaissances, il devient un expert de votre contenu spécifique.

Considérez la base de connaissances comme la bibliothèque de votre agent. Plus vous ajoutez d'informations pertinentes, plus votre agent devient précis et utile pour des tâches spécialisées.

Aperçu

La section Base de connaissances vous permet de connecter des documents et des sources de données à votre agent. Une fois connectés, votre agent peut rechercher, analyser et s'appuyer sur ces informations pour répondre aux questions ou effectuer des tâches.

Vous pouvez ajouter plusieurs types de sources :

  • Fichiers – Téléversez des PDF, DOCX, XLSX, CSV et autres formats de documents.

  • Documents – Créez des notes internes et des guides directement dans Swiftask.

  • Contenu Web – Importez des pages web, des sites web ou des plans de site.

  • Connecteurs Cloud – Synchronisez du contenu depuis SharePoint, Google Drive ou Dropbox.

  • Connaissances de l'espace de travail – Réutilisez des sources de données existantes de votre espace de travail.

Chaque source est traitée, indexée et rendue consultable pour votre agent. Votre agent utilise ce contenu pour fournir des réponses adaptées au contexte, basées sur les informations spécifiques de votre organisation.

Prérequis

Pour configurer une base de connaissances pour votre agent, vous avez besoin :

  • D'un compte Swiftask (inscrivez-vous sur swiftask.ai ).

  • D'un agent existant (ou être en train d'en créer un).

  • De documents ou de sources de données que vous souhaitez que votre agent consulte.

  • De l'autorisation de créer ou de modifier des agents dans votre espace de travail.

Guide étape par étape

Reprenant l'exemple de l'agent TalentScout DocGen RH, nous allons ajouter un Manuel du Service RH comme source de connaissances pour que l'agent puisse se référer aux politiques de l'entreprise lors de la génération de documents de recrutement.

1. Accédez à la section Base de connaissances

Après avoir configuré les objectifs et les instructions de votre agent, descendez ou cliquez sur Base de connaissances (Données) dans la barre latérale gauche de l'écran de configuration de l'agent.

La section Base de connaissances affiche plusieurs options pour ajouter du contenu :

Importer des fichiers – Téléversez des PDF, DOCX, XLSX, CSV et autres formats. Glissez-déposez ou parcourez pour sélectionner des fichiers sur votre ordinateur.

Créer un document – Rédigez une note interne ou un guide directement dans Swiftask. Idéal pour créer du matériel de référence.

Importer depuis le Web – Ajoutez le contenu de pages web, de sites entiers ou de plans de site. Le contenu est extrait et indexé automatiquement.

Synchroniser SharePoint – Connectez un espace SharePoint pour une synchronisation automatique des connaissances.

Parcourir plus de connecteurs – Accédez à des intégrations cloud supplémentaires comme Google Drive et Dropbox.

Parcourir les connaissances de l'espace de travail – Réutilisez des sources de données existantes de votre espace de travail.

2. Choisissez votre source de connaissances

Pour cet exemple, nous allons créer un document directement dans Swiftask. Cliquez sur Créer un document.

Un éditeur de document s'ouvre où vous pouvez écrire ou coller du contenu.

3. Ajoutez du contenu à votre document

Rédigez ou collez le contenu que vous souhaitez que votre agent utilise. Pour notre agent RH, nous ajouterons un Manuel du Service RH avec des directives de recrutement.

Exemple de contenu :

Manuel du Service RH
1. Niveaux d'embauche standard
- Junior : 0-2 ans d'expérience. Potentiel et compétences techniques de base.
- Intermédiaire : 3-5 ans d'expérience. Autonomie et gestion de projet requis.
- Sénior : 6+ ans d'expérience. Leadership et réflexion architecturale requis.
2. Modèle de poste : Assistant Recrutement RH
- Service : Ressources Humaines
- Responsabilités principales :
  Sourcing de candidats sur LinkedIn et les sites d'emploi.
  Coordination des plannings d'entretien.
  Gestion du système de suivi des candidats (ATS).
  Réalisation d'entretiens téléphoniques initiaux de 15 minutes.
- Compétences requises : Excellente communication, sens de l'organisation, maîtrise de MS Office/Google Workspace.
- Fourchette salariale standard : 40 000 $ - 55 000 $ (selon le marché local).
3. Règles de mise en forme des documents
- Toutes les exportations PDF doivent inclure un en-tête filigrane "Confidentiel".
- Structure obligatoire : [Titre] -> [Introduction] -> [Détails clés] -> [Prochaines étapes].

Dans le panneau de droite, saisissez un Nom pour votre source de données. Par exemple : Manuel du Service RH.

Cliquez sur Enregistrer (icône en forme de coche en haut à droite).

4. Visualisez votre base de connaissances connectée

Une fois enregistré, vous revenez à la section Base de connaissances. Votre nouveau document apparaît dans la liste Sources de données actuelles.

La liste affiche :

  • Nom – Le titre de votre source de données.

  • Statut – Indique "Succès" lorsque le document est indexé et prêt.

  • Action – Supprimer (icône poubelle) ou visualiser (icône œil) la source.

Vous pouvez ajouter plusieurs sources à un même agent. Chaque source est indexée séparément, et votre agent recherche dans toutes les sources connectées.

Groupes de connaissances (optionnel)

Sous les sources de données actuelles, vous verrez une section Groupe de connaissances. Cette fonctionnalité avancée permet de regrouper des sources et de configurer quand l'agent doit utiliser chaque groupe.

Par exemple, vous pourriez créer des groupes séparés pour :

  • Politiques RH – Pour les questions liées aux politiques.

  • Modèles de recrutement – Pour générer des descriptions de poste.

  • Conformité légale – Pour examiner des contrats.

Cliquez sur Ajouter un groupe de connaissances pour créer un groupe. Vous pouvez ensuite attribuer des sources spécifiques à chaque groupe et définir des règles de priorité.

Ceci est optionnel ; la plupart des agents fonctionnent bien avec toutes les sources dans un seul groupe par défaut.

Cas d'utilisation pratiques

Agent RH avec directives de recrutement : Ajoutez vos standards d'embauche, modèles de poste et processus d'entretien. L'agent génère des documents conformes à vos standards.

Agent de support client avec documentation produit : Téléversez vos manuels, FAQ et guides de dépannage. L'agent fournit des réponses spécifiques à votre entreprise.

Agent de conformité avec documents réglementaires : Connectez des documents juridiques, des régulations et des politiques internes. L'agent peut examiner des contrats et signaler des problèmes potentiels.

Agent marketing avec charte graphique : Ajoutez votre charte, des documents de campagnes passées et des études de marché. L'agent crée du contenu aligné sur votre voix de marque et vos objectifs.

Conseils & bonnes pratiques

Commencez par vos documents les plus importants : 2-3 documents critiques suffisent pour commencer. Testez, puis ajoutez d'autres sources.

Maintenez des documents ciblés et organisés : Préférez plusieurs documents courts et spécifiques à un document unique énorme.

Utilisez des noms clairs et descriptifs : Par exemple, "Standards d'embauche RH 2025" au lieu de "Document 1".

Mettez à jour les sources régulièrement : Les informations obsolètes entraînent des réponses incorrectes. Utilisez les connecteurs cloud pour une synchronisation automatique.

Testez votre agent après l'ajout de sources : Posez des questions qui doivent s'appuyer sur le nouveau contenu. Vérifiez l'exactitude des réponses.

Supprimez les sources inutilisées : Trop de sources non pertinentes peuvent ralentir la recherche et réduire la précision.

Étapes suivantes

Une fois la base de connaissances configurée, vous pouvez passer aux prochaines étapes :

  • Compétences (Outils IA) – Ajoutez des outils et intégrations pour que votre agent puisse agir (exporter des fichiers, envoyer des emails, etc.).

  • Tests & Itérations – Testez votre agent avec de vraies questions et affinez la base de connaissances.

  • Partage de votre agent – Rendez votre agent accessible à vos collègues ou déployez-le pour un usage externe.

Votre agent dispose désormais des connaissances nécessaires. L'étape suivante consiste à lui ajouter des compétences pour qu'il puisse passer à l'action.

Ressources supplémentaires

  • Introduction aux Agents - Découvrez ce que sont les agents et leur fonctionnement

  • Définir des objectifs & instructions - Définissez le rôle et le comportement de votre agent

  • Compétences (Outils IA) - Ajoutez des fonctionnalités comme l'export de fichiers et l'envoi d'emails

  • Parcourir les connaissances de l'espace de travail - Explorez les sources de données existantes dans votre espace de travail

Prêt à enrichir votre agent ? Accédez à la section Base de connaissances, choisissez un type de source et connectez votre premier document. Votre agent utilisera immédiatement ce contenu pour fournir de meilleures réponses.