Gestion des membres

La gestion des membres permet aux administrateurs de l'espace de travail de contrôler qui a accès à votre espace de travail Swiftask et ce qu'ils peuvent faire. Vous pouvez inviter de nouveaux membres de l'équipe, attribuer des rôles, mettre à jour les autorisations, surveiller l'utilisation des crédits et supprimer des utilisateurs si nécessaire.

Une gestion efficace des membres garantit que votre équipe a les bons niveaux d'accès, vous aide à suivre la consommation de ressources et maintient votre espace de travail sécurisé. En gérant correctement les membres, vous maintenez le contrôle des coûts et assurez que les membres de l'équipe peuvent collaborer efficacement.

Aperçu

La section Membres dans l'administration de l'espace de travail fournit un tableau de bord centralisé où vous pouvez afficher tous les membres de l'espace de travail, suivre leur activité, gérer les rôles et contrôler l'accès.

Ce que vous pouvez faire :

• Inviter de nouveaux membres – Ajouter des membres de l'équipe à votre espace de travail et attribuer des rôles

• Afficher les détails des membres – Voir les informations des membres, les rôles, l'utilisation des crédits et l'activité

• Mettre à jour les rôles – Modifier les autorisations des membres en attribuant des rôles différents

• Surveiller l'utilisation – Suivre la consommation de crédits individuelle dans votre équipe

• Supprimer des membres – Révoquer l'accès quand les membres de l'équipe partent ou n'ont plus besoin d'accès

• Rechercher et filtrer – Trouver rapidement des membres spécifiques dans les grands espaces de travail

Conditions préalables

Pour gérer les membres, vous devez disposer de :

• Un rôle Administrateur ou Propriétaire dans votre espace de travail

• L'accès à l'administration de l'espace de travail

• Des emplacements de membres disponibles dans votre plan actuel

Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent inviter, mettre à jour ou supprimer des membres. Les membres, spectateurs et partenaires de facturation peuvent afficher la liste des membres mais ne peuvent pas apporter de modifications.

Accès à la section des membres

Pour accéder à la gestion des membres :

• Cliquez sur l'icône Paramètres en bas de la barre latérale gauche

• Sélectionnez Administration de l'espace de travail

• Cliquez sur Membres dans le menu de navigation de gauche

Vous verrez le tableau de bord des membres avec une liste complète de tous les membres de l'espace de travail.

Comprendre le tableau de bord des membres

Le tableau de bord des membres affiche des informations complètes sur chaque membre de l'équipe :

Colonnes d'informations sur les membres :

• Utilisateur – Photo de profil, nom et adresse e-mail

• Rôle – Rôle actuel de l'espace de travail (Propriétaire, Administrateur, Membre, Spectateur, Partenaire de facturation)

• Limite de crédit – Limite de crédit mensuelle attribuée à cet utilisateur

• Groupes – Appartenance à des groupes (le cas échéant)

• Utilisation du mois en cours – Suivi de la consommation de crédits en temps réel

• Action – Actions rapides (afficher les détails, supprimer un membre)

• Créé – Date à laquelle l'utilisateur a rejoint l'espace de travail

Indicateur de capacité de l'espace de travail :

En haut du tableau de bord, vous verrez la capacité d'inscription de votre plan :

Votre plan compte actuellement 5 utilisateurs sur 10 inscrits, ce qui signifie qu'il est à 50 % de capacité. Vous pouvez ajouter 5 utilisateurs supplémentaires.

Cette barre de progression montre combien d'emplacements de membres vous avez utilisés et combien restent disponibles dans votre plan.

Fonctionnalité de recherche :

Utilisez la barre de recherche en haut pour trouver rapidement des membres par nom ou adresse e-mail.

Invitation de nouveaux membres

Étape 1 : Ouvrir la boîte de dialogue d'invitation

• Accédez à Administration de l'espace de travail → Membres

• Cliquez sur le bouton Inviter un membre

Une fenêtre contextuelle intitulée « Inviter un collaborateur » apparaît.

Étape 2 : Sélectionner un rôle

Cliquez sur le menu déroulant Rôle et sélectionnez le rôle approprié pour le nouveau membre :

• Propriétaire – Contrôle complet de l'espace de travail (rarement attribué)

• Administrateur – Gestion complète de l'espace de travail

• Membre – Accès opérationnel standard

• Spectateur – Accès en lecture seule

• Partenaire de facturation – Gestion de la facturation et des abonnements uniquement

Choisissez le rôle qui correspond aux responsabilités de la personne et au niveau d'accès requis.

Étape 3 : Entrer les adresses e-mail

Dans le champ E-mail, entrez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter.

Pour inviter plusieurs membres à la fois :

Séparez les adresses e-mail par des virgules :

john@company.com, sarah@company.com, mike@company.com 

Étape 4 : Examiner l'impact sur la facturation

L'interface affiche un avertissement :

⚠️ L'invitation d'utilisateurs supplémentaires augmentera votre facturation d'abonnement. Chaque nouvel utilisateur ajoute des frais à votre abonnement mensuel.

Assurez-vous que vous comprenez l'impact sur les coûts avant de continuer.

Étape 5 : Envoyer les invitations

Cliquez sur Envoyer les invitations pour inviter les membres.

Ce qui se passe ensuite :

• Les membres invités reçoivent une invitation par e-mail

• Ils apparaissent dans votre liste de membres avec un statut en attente

• Une fois qu'ils acceptent, leur statut change à « ACCEPTÉ »

• Ils obtiennent un accès immédiat en fonction de leur rôle attribué

Affichage des détails des membres

Pour afficher des informations détaillées sur un membre spécifique :

• Accédez à Administration de l'espace de travail → Membres

• Trouvez le membre dans la liste

• Cliquez sur l'icône œil dans la colonne Action

La vue Détails du membre de l'espace de travail s'ouvre, affichant :

• Nom complet et adresse e-mail

• Rôle actuel

• Limite de crédit attribuée

• Appartenances à des groupes

• Autorisations granulaires (autorisations spécifiques basées sur le rôle)

• Date de création du compte

• Statistiques d'utilisation

Mise à jour des rôles des membres

Étape 1 : Ouvrir les détails du membre

• Accédez à Administration de l'espace de travail → Membres

• Trouvez le membre dont vous souhaitez modifier le rôle

• Cliquez sur l'icône œil dans la colonne Action

Étape 2 : Sélectionner un nouveau rôle

Dans la vue Détails du membre de l'espace de travail :

• Cliquez sur le menu déroulant Rôle

• Sélectionnez le nouveau rôle dans la liste

Rôles disponibles :

• Propriétaire

• Administrateur

• Membre

• Spectateur

• Partenaire de facturation

Étape 3 : Examiner les autorisations

Sous le menu déroulant Rôle, vous verrez la section Autorisations montrant les autorisations spécifiques pour le rôle sélectionné :

• Gestion des crédits

• Gestion des membres

• Accès aux projets

• Création d'agents

• Accès à la facturation

• Et plus

Ces autorisations se mettent à jour automatiquement en fonction du rôle que vous sélectionnez.

Étape 4 : Enregistrer les modifications

Cliquez sur le bouton Enregistrer la modification en bas de la vue.

Ce qui se passe ensuite :

• Le changement de rôle prend effet immédiatement

• Les autorisations du membre se mettent à jour dans tout l'espace de travail

• Le membre peut maintenant accéder aux fonctionnalités en fonction de son nouveau rôle

• Les restrictions de rôle précédentes sont supprimées ou appliquées

Suppression de membres

Méthode 1 : Suppression rapide à partir de la liste des membres

• Accédez à Administration de l'espace de travail → Membres

• Trouvez le membre que vous souhaitez supprimer

• Cliquez sur l'icône corbeille rouge dans la colonne Action

• Confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité

Méthode 2 : Suppression à partir des détails du membre

• Accédez à Administration de l'espace de travail → Membres

• Cliquez sur l'icône œil à côté du membre

• Dans la vue Détails du membre de l'espace de travail, localisez l'option de suppression

• Confirmez la suppression

Ce qui se passe quand vous supprimez un membre :

• Le membre perd immédiatement l'accès à l'espace de travail

• Il ne peut plus se connecter ou afficher le contenu de l'espace de travail

• Son emplacement de membre devient disponible pour de nouvelles invitations

• Votre facturation d'abonnement s'ajuste en fonction du nombre de membres actifs

Considérations importantes :

• Les membres supprimés peuvent être réinvités ultérieurement si nécessaire

• Envisagez de changer leur rôle à Spectateur au lieu de les supprimer s'ils pourraient avoir besoin d'accès à nouveau

• Examinez tous les agents partagés, projets ou sources de données appartenant au membre avant la suppression

Recherche et filtrage des membres

Pour rechercher un membre spécifique :

• Accédez à Administration de l'espace de travail → Membres

• Utilisez la barre Rechercher par nom ou e-mail en haut

• Tapez le nom ou l'adresse e-mail du membre

• Les résultats se filtrent automatiquement au fur et à mesure que vous tapez

Ceci est particulièrement utile dans les espaces de travail avec de nombreux membres de l'équipe.

Surveillance de l'utilisation des membres

Le tableau de bord des membres fournit une visibilité en temps réel sur la consommation de crédits :

Colonne Utilisation du mois en cours :

Affiche le nombre de crédits que chaque membre a consommés au cours de la période de facturation actuelle. Cela vous aide à :

• Identifier les membres de l'équipe à forte utilisation

• Suivre les modèles de consommation de crédits

• Planifier l'allocation et les limites de crédits

• Optimiser les coûts de l'espace de travail

Colonne Limite de crédit :

Affiche la limite de crédit mensuelle attribuée à chaque membre. Les administrateurs peuvent ajuster ces limites en fonction des besoins des membres de l'équipe et des contraintes budgétaires.

Gestion de la capacité des membres

Comprendre les limites du plan :

Chaque plan Swiftask inclut un nombre spécifique d'emplacements de membres :

• Starter – Jusqu'à 5 membres

• Professional – Jusqu'à 20 membres

• Enterprise – Membres illimités

Vérification des emplacements disponibles :

Le tableau de bord des membres affiche votre capacité actuelle :

Votre plan compte actuellement 5 utilisateurs sur 10 inscrits, ce qui signifie qu'il est à 50 % de capacité. Vous pouvez ajouter 5 utilisateurs supplémentaires.

Ce qui se passe quand vous atteignez la limite :

Si vous essayez d'inviter plus de membres que votre plan ne le permet, vous devrez :

• Supprimer les membres inactifs pour libérer des emplacements, ou

• Mettre à niveau votre plan vers un niveau supérieur

Pour les mises à niveau de plan, accédez à Administration de l'espace de travail → Abonnement.

Cas d'usage pratiques

Intégration d'un nouveau membre de l'équipe

Quand un nouvel employé rejoint votre équipe, invitez-le avec le rôle Membre. Il peut immédiatement commencer à créer des agents, gérer des projets et collaborer avec l'équipe.

Accorder un accès temporaire à un consultant

Invitez les consultants externes avec le rôle Spectateur. Ils peuvent examiner l'activité de l'espace de travail et fournir des commentaires sans modifier aucun contenu.

Promouvoir un leader d'équipe en administrateur

Quand un membre de l'équipe devient un leader de département, mettez à jour son rôle de Membre à Administrateur. Il obtient la capacité de gérer d'autres membres de l'équipe et de configurer les paramètres de l'espace de travail.

Offboarding d'un employé qui part

Quand quelqu'un quitte l'organisation, supprimez-le immédiatement de l'espace de travail. Son accès est révoqué et son emplacement de membre devient disponible pour un remplacement.

Ajout d'un partenaire financier

Invitez votre comptable ou le membre de l'équipe financière avec le rôle Partenaire de facturation. Il peut gérer les factures et les abonnements sans accéder à vos projets techniques.

Conseils et meilleures pratiques

Attribuer des rôles en fonction des responsabilités

Associez les rôles aux fonctions réelles. Ne donnez pas l'accès Administrateur aux membres de l'équipe qui ont seulement besoin de créer des agents et des projets.

Examiner régulièrement la liste des membres

Auditez vos membres trimestriellement. Supprimez les utilisateurs inactifs et assurez-vous que tout le monde a le rôle approprié pour ses responsabilités actuelles.

Surveiller l'utilisation des crédits

Vérifiez la colonne Utilisation du mois en cours hebdomadairement pour identifier les modèles de consommation inhabituels et optimiser l'allocation des crédits.

Maintenir plusieurs administrateurs

Ayez au moins deux administrateurs ou propriétaires pour éviter le verrouillage de l'espace de travail si un administrateur part ou perd l'accès.

Utiliser une nomenclature descriptive

Encouragez les membres de l'équipe à utiliser des noms de profil clairs afin que vous puissiez les identifier facilement dans la liste des membres.

Planifier la croissance

Surveillez votre utilisation de la capacité. Si vous approchez de la limite de votre plan, envisagez une mise à niveau avant d'avoir besoin d'ajouter de nouveaux membres de toute urgence.

Documenter les attributions de rôles

Conservez un dossier expliquant pourquoi des membres spécifiques ont certains rôles, en particulier pour les administrateurs et les partenaires de facturation. Cela aide aux audits et aux examens de rôles.

Dépannage

Problème : Impossible d'inviter de nouveaux membres

Cause : Vous avez atteint la limite de membres de votre plan.

Solution :

• Vérifiez votre capacité dans le tableau de bord des membres

• Supprimez les membres inactifs pour libérer des emplacements, ou

• Mettez à niveau votre plan via Administration de l'espace de travail → Abonnement

Problème : Le membre invité n'a pas reçu l'invitation

Causes et solutions possibles :

• L'e-mail est allé dans le spam – Demandez-lui de vérifier son dossier spam

• Adresse e-mail incorrecte – Vérifiez l'adresse e-mail et renvoyez

• Délai d'e-mail – Attendez quelques minutes et demandez-lui de vérifier à nouveau

Problème : Impossible de changer le rôle d'un membre

Cause : Vous n'avez peut-être pas la permission de changer ce rôle spécifique.

Solution :

• Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent changer les rôles

• Vous ne pouvez pas changer le rôle Propriétaire (un seul propriétaire existe par espace de travail)

• Vérifiez que vous avez les autorisations Administrateur ou Propriétaire

Problème : Le membre a toujours accès après la suppression

Cause : Le membre peut encore avoir une session active.

Solution :

• Attendez quelques minutes que la session expire

• Demandez au membre de se déconnecter et de se reconnecter

• Si le problème persiste, contactez le support Swiftask

Ressources supplémentaires

• Rôles et autorisations – Comprendre ce que chaque rôle peut faire

• Aperçu de l'administration de l'espace de travail – En savoir plus sur les autres fonctionnalités d'administration

• Plans et limites – Afficher les limites de membres pour chaque plan

• Facturation et abonnement – Gérer votre abonnement à l'espace de travail

Prêt à gérer votre équipe ? Accédez à Administration de l'espace de travail → Membres pour inviter, mettre à jour ou supprimer des membres de l'équipe.