Configurer les identifiants Google Drive pour votre workspace

Google Drive est un service de stockage cloud puissant qui s'intègre à Swiftask pour permettre à vos agents d'accéder et de traiter des fichiers. En configurant vos propres identifiants OAuth 2.0, votre organisation conserve le contrôle total du processus d'authentification et garantit un accès sécurisé et conforme aux données pour tous les membres de la workspace.

Pourquoi configurer vos propres identifiants ? Lorsque vous configurez vos propres identifiants Google au lieu d'utiliser les identifiants par défaut de Swiftask, vous bénéficiez d'une visibilité et d'un contrôle complets sur la façon dont les données de votre organisation sont consultées. C'est particulièrement important pour les entreprises ayant des exigences strictes en matière de sécurité ou de conformité.

Prérequis

Avant de commencer, vous avez besoin de :

• Un rôle Admin ou Propriétaire dans votre workspace Swiftask

• L'accès à l'administration de la workspace

• Un accès administrateur à la Console Google Cloud de votre organisation

• Un compte Google avec la permission de créer un projet Google Cloud

Étape 1 : Accéder à l'administration de la workspace

C'est ici que vous configurez l'authentification pour toute votre workspace.

1. Cliquez sur l'icône Paramètres en bas de la barre latérale gauche

1. Sélectionnez Paramètre de l’espace de travail dans le menu

2. Recherchez la section Configurations OAuth dans la navigation de gauche

Une fois dans l'administration de la workspace, vous verrez des options pour gérer les paramètres à l'échelle de la workspace, y compris les méthodes d'authentification externes comme Google Drive.

Étape 2 : Localiser les paramètres d'authentification Google Drive

Dans le panneau d'administration de la workspace :

1. Accédez à Paramètre de l’espace de travail → Configurations OAuth (ou section similaire selon votre interface)

2. Recherchez Google Drive dans la liste des applications externes disponibles

3. Cliquez sur Configurer à côté de Google Drive

Une boîte de dialogue ou un formulaire s'ouvrira où vous pourrez entrer vos identifiants Google.

Étape 3 : Obtenir vos identifiants Google depuis la Console Google Cloud

Vous devez créer des identifiants OAuth 2.0 dans Google Cloud. Suivez ces étapes :

3.1 Créer un projet Google Cloud

1. Allez sur Google Cloud Console

2. Connectez-vous avec le compte administrateur Google de votre organisation

3. Cliquez sur le sélecteur de projet en haut à gauche

4. Cliquez sur Nouveau projet

5. Entrez un nom descriptif (par exemple : [Nom de l'organisation] - Intégration Google Drive)

6. Cliquez sur Créer

Attendez quelques secondes que le projet soit créé. Il sera automatiquement sélectionné une fois prêt.

3.2 Activer les APIs Google requises

Dans la barre latérale de gauche ou sur la bar de recherche en haut, allez à APIs & Services → Bibliothèques

Recherchez et activez chacune de ces APIs :

• Google Drive API

• Google Sheets API

• Google Docs API

• Google Slides API

Pour chaque API :

1. Cliquez dessus dans les résultats

2. Cliquez sur le bouton Activer

3. Attendez la confirmation

Vous devriez voir un message : « [API Name] is now enabled for this project »

3.3 Créer des identifiants OAuth 2.0

1. Allez à APIs et services → Identifiants

2. Cliquez sur + Créer des identifiants en haut

3. Sélectionnez ID client OAuth

Si vous n'avez pas encore configuré l'écran de consentement OAuth, Google vous demandera de le faire en premier :

1. Cliquez sur Configurer l'écran de consentement

2. Sélectionnez Externe comme type d'utilisateur

3. Cliquez sur Créer

Remplissez les informations requises :

Cliquez sur Enregistrer et continuer.

3.4 Ajouter les accès aux données Google Drive

1. À l'étape « Accès aux données », cliquez sur Ajouter ou supprimer des niveaux d’accès

2. Recherchez et sélectionnez ces quatre portées :

   • https://www.googleapis.com/auth/drive.file

   • https://www.googleapis.com/auth/drive

   • https://www.googleapis.com/auth/documents

   • https://www.googleapis.com/auth/presentations

   • https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets

   • https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email

   • https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile

3. Cliquez sur Mettre à jour après chaque sélection

4. Cliquez sur Enregistrer et continuer

5. Sur la page « Utilisateurs de test », vous pouvez ajouter des comptes de test si nécessaire (facultatif)

6. Cliquez sur Retour au tableau de bord une fois terminé

3.5 Créer votre ID client OAuth et votre secret

1. Retournez à APIs et services → Identifiants

2. Cliquez sur + Créer des identifiants

3. Sélectionnez ID client OAuth

4. Pour « Type d'application », sélectionnez Application web

5. Sous « URI de redirection autorisés », cliquez sur Ajouter un URI et entrez :

   https://graphql.swiftask.ai/app/integrations/connect

6. Cliquez sur Créer

Une boîte de dialogue affichera vos identifiants :

• ID client (identifiant public)

• Secret client (clé privée)

Important : Copiez les deux valeurs dans un endroit sécurisé. Le secret client ne sera plus affiché après la fermeture de cette fenêtre.

3.6 Configurer l'audience de l'écran de consentement OAuth

Après avoir créé votre écran de consentement, vous devez configurer qui peut accéder à votre application. Cette étape est essentielle pour la sécurité de votre organisation.

Définir le type d'utilisateur sur "Interne"

Lors de la sélection du type d'utilisateur pour votre écran de consentement :

• Sélectionnez Interne — Seuls les utilisateurs appartenant à votre organisation Google Workspace (c'est-à-dire les comptes partageant le même domaine que votre espace de travail) pourront s'authentifier.

• Cette option ne nécessite pas de validation par Google de votre application, ce qui simplifie considérablement le processus de configuration.

• L'accès est automatiquement restreint aux adresses email correspondant au domaine de votre organisation (ex. : @votreentreprise.com).

✅ Recommandé pour les organisations utilisant Google Workspace (anciennement G Suite). Si votre équipe utilise des comptes @votreentreprise.com gérés via Google Workspace, sélectionner Interne garantit que seuls les membres de votre organisation peuvent connecter Google Drive à Swiftask.

⚠️ Cas particulier : Comptes Gmail personnels (@gmail.com)

Si votre organisation utilise des comptes Gmail personnels (ex. : utilisateur@gmail.com) plutôt qu'un domaine Google Workspace géré, l'option Interne n'est pas disponible.

Dans ce cas :

1. Sélectionnez Externe comme type d'utilisateur

2. Votre application sera par défaut en mode Test

3. Accédez à l'étape "Utilisateurs test" dans la configuration de l'écran de consentement

4. Cliquez sur + Ajouter des utilisateurs

5. Saisissez chaque adresse Gmail devant avoir accès à la connexion Google Drive dans Swiftask

6. Cliquez sur Enregistrer

⚠️ Important : En mode Test, seules les adresses email explicitement listées comme utilisateurs test pourront s'authentifier. Jusqu'à 100 utilisateurs test peuvent être ajoutés. Si vous avez besoin de plus d'utilisateurs, vous devrez publier l'application (ce qui nécessite une vérification par Google).

Tableau récapitulatif

💡 Astuce : Si vous n'êtes pas sûr de la situation de votre organisation, vérifiez si votre compte Google est géré par un administrateur. Rendez-vous sur myaccount.google.com et cherchez la mention "Géré par votre organisation" — si vous la voyez, vous êtes sur un domaine Google Workspace et devez utiliser Interne.

Étape 4 : Entrer vos identifiants dans Swiftask

Retournez maintenant à l'administration de la workspace Swiftask où vous l'aviez laissée :

1. Vous devriez toujours voir la boîte de dialogue de configuration de Google Drive

2. Collez votre ID client dans le champ « ID client »

3. Collez votre Secret client dans le champ « Secret client »

4. Cliquez sur Enregistrer

Vous verrez un message de confirmation. Google Drive est maintenant configuré pour votre workspace.

Étape 5 : Tester votre connexion

Pour vérifier que tout fonctionne correctement :

1. Allez dans l’interface de l’agent ou dans la base de connaissance

2. Recherchez l'option pour ajouter ou connecter des compétences (ou base de connaissance) Google Drive un compte Google Drive

3. Cliquez sur Connecter Google Drive ou Ajouter un compte

4. Vous serez redirigé vers Google pour autoriser l'accès

5. Connectez-vous et autorisez Swiftask à accéder à votre Google Drive

6. Vous serez redirigé vers Swiftask

Une fois connecté, les membres de votre workspace peuvent maintenant utiliser les intégrations Google Drive avec les identifiants de votre organisation.

Mettre à jour ou supprimer les identifiants

Pour mettre à jour vos identifiants :

1. Allez à Administration de la workspace → Paramètres → Authentification

2. Trouvez Google Drive dans la liste

3. Cliquez sur Modifier ou Configurer

4. Entrez le nouvel ID client et le nouveau secret client

5. Cliquez sur Enregistrer

Pour supprimer la configuration :

1. Cliquez sur Supprimer à côté de Google Drive

2. Confirmez la suppression

3. Swiftask reviendra à l'utilisation des identifiants par défaut

Bonnes pratiques de sécurité

À faire :

• Utiliser des identifiants dédiés pour chaque workspace

• Restreindre l'accès au projet Google Cloud à votre équipe d'administration uniquement

• Examiner régulièrement qui a accès dans la Console Google Cloud

• Utiliser une adresse e-mail de groupe (pas personnelle) pour les contacts administrateur

• Documenter qui a configuré les identifiants et quand

À ne pas faire :

• Partager le secret client avec des non-administrateurs

• Utiliser des comptes Google personnels pour les identifiants de l'organisation

• Réutiliser les mêmes identifiants sur plusieurs projets

• Laisser les identifiants non protégés ou non documentés

Le secret client est chiffré dans la base de données Swiftask et n'est jamais affiché après l'enregistrement initial. Seuls les administrateurs de la workspace peuvent y accéder.

Dépannage

Erreur « URI de redirection invalide »

Que cela signifie : L'URL de redirection que vous avez entrée dans Google Cloud ne correspond pas à celle utilisée par Swiftask.

Comment corriger :

1. Allez à Google Cloud Console → APIs et services → Identifiants

2. Cliquez sur votre ID client OAuth pour l'éditer

3. Vérifiez que cette URL exacte est listée sous « URI de redirection autorisés » :

   https://graphql.swiftask.ai/app/integrations/connect

4. Si elle manque, cliquez sur Ajouter un URI et ajoutez-la

5. Enregistrez les modifications

6. Essayez de vous connecter à nouveau dans Swiftask

Erreur « ID client invalide »

Que cela signifie : L'ID client que vous avez entré est incorrect ou le projet Google Cloud n'est plus actif.

Comment corriger :

1. Copiez à nouveau l'ID client depuis la Console Google Cloud (assurez-vous qu'il n'y a pas d'espaces supplémentaires)

2. Vérifiez que l'API Google Drive est toujours activée dans votre projet

3. Vérifiez que votre projet Google Cloud est toujours actif

4. Entrez à nouveau les identifiants dans Swiftask et enregistrez

Erreur « Accès refusé » après la connexion

Que cela signifie : Les portées (permissions) ne sont pas correctement configurées dans Google Cloud.

Comment corriger :

1. Allez à Google Cloud Console → APIs et services → Écran de consentement OAuth

2. Assurez-vous que les quatre portées requises sont ajoutées (voir l'étape 3.4 ci-dessus)

3. Enregistrez vos modifications

4. Déconnectez votre compte Google de Swiftask

5. Allez à myaccount.google.com/permissions

6. Trouvez Swiftask et cliquez pour voir les détails

7. Cliquez sur Supprimer l'accès

8. Connectez-vous à nouveau à Swiftask et autorisez avec les portées mises à jour

Concepts clés

OAuth 2.0 : Un protocole sécurisé qui permet aux applications d'accéder à Google Drive sans stocker votre mot de passe.

ID client : Un identifiant public pour votre application. Il est sûr de le partager.

Secret client : Un mot de passe privé pour votre application. Gardez-le sécurisé et ne le partagez jamais.

Portées : Les permissions qui définissent ce que votre application peut faire (lire les fichiers, écrire des fichiers, accéder au profil, etc.).

Étapes suivantes

Une fois Google Drive configuré, les membres de votre workspace peuvent :

• Connecter leurs comptes Google Drive dans leurs paramètres personnels

• Utiliser Google Drive comme source de données pour les agents

• Exporter les résultats des agents vers Google Docs et Google Sheets

• Intégrer les fichiers Google Drive dans les bases de connaissances