Créer une automatisation avec des agents

Créez un workflow automatisé en quelques minutes en configurant un agent pour qu'il s'exécute selon un planning ou un déclencheur. Ce guide vous accompagne étape par étape dans l'interface Swiftask pour configurer votre première automatisation.

Aperçu

Créer une automatisation est simple : vous sélectionnez un agent, vous définissez ce qu'il doit faire, vous paramétrez quand il doit s'exécuter, et vous enregistrez. L'automatisation s'exécute ensuite automatiquement selon votre planning.

Ce guide se concentre sur l'interface et les étapes précises — où cliquer, quoi renseigner, et ce que signifie chaque champ.

Prérequis

Avant de créer une automatisation, votre agent doit avoir :

• Des objectifs et des instructions clairs – L'agent doit savoir exactement quelle tâche exécuter

• Les compétences nécessaires – Si l'agent a besoin d'envoyer des e-mails, d'exporter des fichiers ou d'interroger des bases de données, ces compétences doivent être configurées

• Une base de connaissances (si nécessaire) – Si l'agent fait référence à des documents ou des données, ajoutez-les d'abord à la base de connaissances de l'agent

Si votre agent n'est pas encore prêt, retournez à la configuration de l'agent et ajoutez ces éléments avant de créer l'automatisation.

Guide étape par étape

Étape 1 : Ouvrez votre agent

Accédez à l'agent que vous souhaitez automatiser.

• Cliquez sur Agents dans la barre latérale gauche

• Trouvez votre agent dans la liste (utilisez la recherche si nécessaire)

• Cliquez sur l'agent pour ouvrir sa page de détail

Vous verrez la page de profil de l'agent avec les options de configuration dans la barre latérale gauche.

Étape 2 : Accédez à la section Automatisations

Sur la page de profil de l'agent, regardez dans la barre latérale gauche sous Automatisations.

• Cliquez sur Automatisations dans la barre latérale gauche

• Vous verrez une liste des automatisations existantes pour cet agent

• Cliquez sur Créer une automatisation (le bouton rouge avec une icône +)

La boîte de dialogue de création d'automatisation s'ouvre immédiatement.

Étape 3 : Remplissez le Titre

Dans la boîte de dialogue Créer une automatisation, le premier champ est Titre.

À faire :

• Cliquez sur le champ de saisie du titre

• Entrez un nom clair et descriptif pour votre automatisation

• Exemples : "Rapport quotidien des ventes", "Répondeur automatique aux e-mails clients", "Statut hebdomadaire de l'équipe"

Pourquoi c'est important : Le titre apparaît dans votre liste d'automatisations et dans les journaux. Soyez précis pour comprendre en un coup d'œil ce que fait cette automatisation.

Étape 4 : Sélectionnez l'Agent Responsable

Sous le titre, vous verrez Agent Responsable.

À faire :

• Cliquez sur la liste déroulante des agents (elle affiche l'agent actuel par défaut)

• Une liste de tous les agents disponibles apparaît

• Sélectionnez l'agent qui exécutera cette automatisation

• Il s'agit généralement de l'agent que vous visualisez déjà, mais vous pouvez en choisir un différent

Ce que cela signifie : C'est l'agent qui exécutera réellement l'automatisation. Il doit disposer de toutes les compétences et connaissances nécessaires pour accomplir la tâche.

Étape 5 : Rédigez l'Instruction

Sous le sélecteur d'agent, vous verrez Instruction.

À faire :

• Cliquez sur la zone de texte d'instruction

• Rédigez une consigne ou une instruction claire pour l'agent

• Soyez précis sur ce que l'agent doit faire

• Exemple : "Analysez quotidiennement le site web du concurrent et envoyez un résumé par e-mail à marketing@entreprise.com"

Ce que cela signifie : C'est la consigne qui indique à l'agent quelle tâche effectuer à chaque exécution de l'automatisation. Plus vous êtes précis, meilleurs seront les résultats.

Conseils :

• Commencez par un verbe d'action : "Analysez...", "Générez...", "Envoyez...", "Examinez..."

• Incluez la source des données si applicable : "depuis la boîte de réception du support", "depuis le tableur", "via le webhook"

• Précisez le résultat : "envoyez un e-mail", "exportez un PDF", "enregistrez dans la base de données"

Comme le montre l'image ci-dessus, le champ d'instruction accepte du texte libre. Vous pouvez écrire plusieurs phrases si nécessaire.

Étape 6 : Choisissez le Type d'Automatisation

Descendez pour trouver Type d'automatisation.

Options :

• Tâche Récurrente – S'exécute selon un planning (quotidien, hebdomadaire, mensuel, horaire)

• Tâche Ponctuelle – S'exécute une seule fois à une date et une heure spécifiques

• Déclenchement Manuel (Sur Demande) – S'exécute uniquement lorsque vous le déclenchez manuellement

À faire :

• Cliquez sur la liste déroulante du type d'automatisation

• Sélectionnez l'une des trois options

• Pour ce guide, nous sélectionnerons Tâche Récurrente

Étape 7 : Définissez la Fréquence

Sous le type d'automatisation, vous verrez Fréquence (n'apparaît que si vous avez sélectionné "Tâche Récurrente").

Options :

• Toutes les Heures – S'exécute toutes les 60 minutes

• Tous les Jours – S'exécute une fois par jour

• Toutes les Semaines – S'exécute une fois par semaine

• Tous les Mois – S'exécute une fois par mois

À faire :

• Cliquez sur la liste déroulante de fréquence

• Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que l'automatisation s'exécute

• Pour cet exemple, nous sélectionnerons Tous les jours

Étape 8 : Définissez l'Heure d'Exécution

Sous la fréquence, vous verrez Heure d'exécution (apparaît lorsque la fréquence est définie).

À faire :

• Cliquez sur le champ de sélection de l'heure

• Une fenêtre contextuelle de sélection de l'heure apparaît avec trois sections : heure, minute, AM/PM

• Cliquez sur le champ de l'heure et entrez ou sélectionnez l'heure (par exemple, 10)

• Cliquez sur le champ des minutes et sélectionnez les minutes (par exemple, 00)

• Sélectionnez AM ou PM

• Cliquez sur OK pour confirmer

Ce que cela signifie : C'est l'heure (dans votre fuseau horaire) à laquelle l'automatisation s'exécutera chaque jour. Si vous sélectionnez "Tous les jours" et définissez l'heure sur 10:00 AM, l'automatisation s'exécutera à 10h tous les jours.

Étape 9 : Définissez le Fuseau Horaire

Sous l'heure d'exécution, vous verrez Fuseau horaire.

À faire :

• Cliquez sur la liste déroulante des fuseaux horaires

• Une liste de fuseaux horaires consultable apparaît

• Recherchez votre fuseau horaire (par exemple, "Londres", "New York", "Dubaï") ou faites défiler pour le trouver

• Cliquez pour le sélectionner

Exemples :

• Europe/London

• America/New_York

• Asia/Dubai

• Australia/Sydney

Ce que cela signifie : Le fuseau horaire garantit que "10:00 AM" signifie 10h du matin à votre emplacement, et non en UTC. Ceci est crucial pour que les automatisations planifiées s'exécutent au bon moment.

Étape 10 : Configurez les Paramètres Optionnels (si nécessaire)

Descendez pour voir les champs optionnels supplémentaires :

Répéter tous les... Si vous avez sélectionné "Tous les Jours", vous pouvez définir la répétition tous les 1, 2, 3, etc. jours. Laissez sur 1 pour une exécution quotidienne.

Date de début (optionnelle) Quand l'automatisation doit-elle commencer à s'exécuter ? Laissez vide pour démarrer immédiatement, ou choisissez une date future.

Date de fin (optionnelle) Quand l'automatisation doit-elle cesser de s'exécuter ? Laissez vide pour une exécution indéfinie, ou choisissez une date de fin.

Conserver l'historique de conversation dans le même fil Activez cette option si vous voulez que l'agent se souvienne des exécutions précédentes de l'automatisation et utilise ce contexte pour de meilleures réponses. Utile pour les workflows où le contexte est important.

Comme le montre l'image ci-dessous, ces champs apparaissent ensemble dans le formulaire complet.

Étape 11 : Enregistrez l'Automatisation

Une fois tous les champs obligatoires remplis :

• Descendez en bas du formulaire

• Cliquez sur le bouton rouge Enregistrer l'automatisation

• La boîte de dialogue se ferme

• Vous êtes redirigé vers la liste des Automatisations de l'agent

• Votre nouvelle automatisation apparaît maintenant dans la liste avec le statut "Actif"

L'automatisation est maintenant active et s'exécutera selon votre planning.

Référence des champs du formulaire

Voici une référence rapide pour tous les champs de la boîte de dialogue de création d'automatisation :

Ce qui se passe après l'enregistrement

Après avoir cliqué sur Enregistrer l'automatisation :

• L'automatisation est créée – Elle apparaît dans votre liste d'Automatisations avec le statut "Actif"

• La première exécution est planifiée – L'automatisation est programmée pour s'exécuter à l'heure spécifiée

• L'exécution commence – À l'heure planifiée, l'agent se réveille et exécute l'automatisation

• Des journaux sont créés – Chaque exécution est enregistrée afin que vous puissiez voir ce qui s'est passé

Vous pouvez consulter les journaux d'exécution et voir les résultats de chaque exécution de l'automatisation dans la section Automatisations.

Problèmes courants d'interface & corrections rapides

Le bouton "Enregistrer l'automatisation" est grisé

• Vérifiez que tous les champs obligatoires sont remplis : Titre, Agent, Instruction, Type d'automatisation, Fréquence (si récurrente), Heure et Fuseau horaire

• Assurez-vous que le champ d'instruction n'est pas vide

La liste déroulante des agents est vide

• Assurez-vous d'avoir créé au moins un agent dans votre espace de travail

• Si la liste des agents est vide, allez dans Agents et créez d'abord un agent

Prochaines étapes

Une fois votre automatisation créée :

• Passez en revue les résultats – Regardez ce que l'agent a fait (e-mails envoyés, fichiers exportés, etc.)

• Ajustez si nécessaire – Si les résultats ne sont pas corrects, modifiez l'instruction de l'automatisation ou la configuration de l'agent

• Créez d'autres automatisations – Une fois que vous voyez qu'une fonctionne, configurez d'autres automatisations pour d'autres tâches

Pour en savoir plus sur la surveillance de l'historique d'exécution et le débogage des problèmes, consultez les guides associés dans la section Automatisations & Déclencheurs.