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Connectors

Connecteur Outlook

Written By Stanislas

Last updated About 23 hours ago

Vue d'ensemble

Le connecteur Outlook relie directement votre agent IA Swiftask à votre compte Microsoft Outlook. Il permet à l'agent de lire et rédiger des e-mails, de vérifier les disponibilités et de gérer les événements de calendrier.

Connecter Outlook permet à votre agent de prendre en charge vos tâches quotidiennes de messagerie et de planification de façon autonome. Cela réduit le temps passé à trier la boîte de réception et maintient votre calendrier synchronisé en temps réel.

Prérequis

Avant de configurer le connecteur Outlook, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

  • Un compte Swiftask avec les autorisations nécessaires pour modifier les agents.
  • Un compte Microsoft Outlook ou Microsoft 365 actif.
  • Vos identifiants Microsoft prêts pour l'authentification OAuth.

Guide étape par étape

1. Ouvrir les compétences de l'agent

  1. Rendez-vous dans Agents depuis la barre latérale gauche et sélectionnez l'agent que vous souhaitez configurer.
  2. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Skills sous Agent Instruction.
  3. Cliquez sur + Browse all skills.

2. Trouver et ajouter le connecteur Outlook

  1. Dans la barre de recherche du catalogue de compétences, saisissez outlook.
  2. Repérez la carte Microsoft Outlook: email and calendar management sous Featured ou Communication.
  3. Cliquez sur Add.

3. Connecter votre compte Microsoft Outlook

  1. Dans la fenêtre de configuration, confirmez ou modifiez le nom d'affichage dans le champ Name.

  2. Cliquez sur Connect your Outlook account.

  3. Une fenêtre contextuelle d'authentification Microsoft s'ouvre. Saisissez votre adresse e-mail, votre mot de passe et validez les autorisations demandées.

  4. Une fois authentifié, votre compte s'affiche sous Accounts avec le badge Active account.

4. Configurer le mode de connexion et enregistrer

  1. (Facultatif) Si votre organisation applique des règles de sécurité spécifiques, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le bandeau Enhance Microsoft Outlook Security with Custom OAuth pour configurer vos propres identifiants. Les utilisateurs non-administrateurs peuvent ignorer cette étape.
  2. Pour exiger que chaque membre de l'équipe utilise ses propres identifiants, activez le bouton à bascule Require user's own account. Laissez-le désactivé pour partager le compte connecté avec tout l'espace de travail.
  3. Cliquez sur Save dans le coin inférieur droit pour associer la compétence à votre agent.

5. Tester la connexion dans le chat

  1. Ouvrez une conversation avec votre agent dans le Chat.
  2. Envoyez une demande de vérification (par exemple : "Have you confirmed that you have access to my Microsoft outlook account ?").
  3. L'agent exécute un test en direct avec la compétence Outlook et confirme que l'accès est opérationnel.

Cas d'usage pratiques

  • Rédaction et tri automatisé des e-mails : Laissez votre agent analyser les e-mails entrants, préparer des projets de réponse contextuels et résumer les fils de discussion.
  • Planification de réunions et gestion des conflits : Demandez à votre agent de consulter votre agenda, d'identifier les créneaux libres et de proposer des horaires de réunion à vos interlocuteurs.
  • Coordination des suivis : Confiez à votre agent la vérification de vos réunions récentes pour rédiger automatiquement des récapitulatifs ou des rappels de suivi.

Conseils et bonnes pratiques

  • Sélectionnez le bon mode de connexion : Utilisez le mode partagé par défaut pour les assistants d'équipe, et activez Require user's own account dès lors que l'agent accède à des messageries privées ou des agendas personnels.
  • Utilisez des comptes de service dédiés : Pour les assistants partagés à l'échelle d'un service, connectez une boîte aux lettres opérationnelle dédiée plutôt qu'un compte individuel.
  • Gérez plusieurs comptes : Servez-vous du bouton + Add account dans la configuration de la compétence si vous devez gérer ou alterner entre plusieurs profils de messagerie.

Résolution des problèmes

La fenêtre de connexion Microsoft ne s'affiche pas

  • Cause : Votre navigateur a bloqué l'ouverture de la fenêtre contextuelle OAuth.
  • Solution : Autorisez les fenêtres pop-up pour Swiftask dans les réglages de votre navigateur et cliquez à nouveau sur Connect your Outlook account.

L'agent n'a pas accès à Outlook dans le chat

  • Cause : Le jeton OAuth a expiré, les autorisations ont été révoquées ou la configuration n'a pas été enregistrée.
  • Solution : Rouvrez les paramètres Skills de l'agent, assurez-vous que le compte porte bien la mention Active account en vert et cliquez sur Save.

Ressources complémentaires

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