Déclencheurs depuis Outlook

Aperçu

Les déclencheurs Outlook vous permettent de connecter directement votre boîte de réception Microsoft Outlook 365 à vos agents Swiftask. Lorsqu'un nouvel e-mail correspondant à vos critères définis arrive dans votre dossier surveillé, Swiftask déclenche automatiquement le flux de travail automatisé de votre agent.

Au lieu de surveiller manuellement vos boîtes de réception, de trier les messages et d'extraire les pièces jointes, votre agent opère de manière autonome 24h/24 et 7j/7. Un déclencheur Outlook sert de passerelle automatisée entre Microsoft 365 et Swiftask, transmettant les objets, informations d'expéditeur, corps de messages et pièces jointes directement à votre agent pour un traitement instantané.

Quand utiliser les déclencheurs Outlook

Les déclencheurs Outlook sont particulièrement recommandés pour les flux de travail événementiels axés sur les communications entrantes, la réception de documents et la gestion opérationnelle des e-mails.

Les scénarios d'utilisation courants comprennent notamment :

• Triage du support client : Analyser automatiquement les demandes entrantes des clients, rechercher des informations pertinentes dans votre base de connaissances et rédiger ou envoyer des réponses adaptées.

• Sélection des candidatures : Réceptionner les CV envoyés sur une boîte de recrutement dédiée, extraire les compétences clés des candidats et mettre à jour votre système de suivi.

• Traitement des pièces comptables : Surveiller un dossier comptable dédié pour y détecter factures et reçus, télécharger les pièces jointes et enregistrer les écritures financières.

• Priorisation des expéditeurs VIP : Détecter immédiatement les messages provenant de clients stratégiques ou de dirigeants pour déclencher des alertes prioritaires ou des escalades immédiates.

• Traitement des demandes internes : Gérer les demandes opérationnelles transmises à des boîtes d'équipe partagées et exécuter automatiquement les tâches correspondantes.

Prérequis

Avant de configurer un déclencheur Outlook, assurez-vous de disposer de :

• Un agent configuré : Un agent doté d'instructions claires et des compétences requises (ex. envoi d'e-mails, recherche documentaire, mise à jour de bases de données).

• Un compte Outlook 365 actif : Un compte de messagerie Microsoft 365 professionnel ou personnel avec accès au dossier à surveiller.

• Permissions sur l'espace de travail : Les droits d'accès nécessaires pour créer et gérer des automatisations d'agent dans votre espace Swiftask.

• Identifiants OAuth personnalisés (facultatif) : Une application OAuth d'entreprise configurée si la politique de sécurité informatique de votre organisation exige une authentification sur mesure.

Guide étape par étape

Pour commencer la configuration d'un déclencheur Outlook, accédez aux paramètres d'automatisation de votre agent.

1. Cliquez sur Agents dans la barre latérale gauche et sélectionnez l'agent souhaité.

2. Dans le menu de configuration à gauche, localisez la section Automatisations et cliquez sur Déclencheurs.

3. Cliquez sur le bouton + Nouveau déclencheur situé dans le coin supérieur droit.

Étape 1 : Sélectionner le type de déclencheur

La fenêtre modale Créer un nouveau déclencheur s'affiche avec les types de déclencheurs disponibles.

1. Repérez l'option Outlook 365 Email (« Surveillez votre boîte de réception Outlook pour les nouveaux e-mails en utilisant l'authentification moderne OAuth2 »).

2. Cliquez sur la carte Outlook 365 Email pour la sélectionner.

Étape 2 : Connecter votre compte Outlook via OAuth

L'assistant passe à l'étape 2 pour configurer l'authentification du compte.

1. Dans le champ Nom du déclencheur, saisissez un nom explicite décrivant l'usage de ce déclencheur (par exemple, « Test outlook trigger »).

2. Cliquez sur le bouton rouge Connecter votre compte Outlook.

3. Authentifiez-vous avec vos identifiants Microsoft dans la fenêtre contextuelle et autorisez l'accès à la boîte de réception.

Une fois l'authentification réussie, votre compte Microsoft connecté apparaît sélectionné dans la section Comptes.

Paramètres OAuth personnalisés (facultatif) : Si votre entreprise requiert des identifiants d'application OAuth dédiés pour des raisons de conformité, les administrateurs informatiques peuvent les configurer en cliquant sur l'icône d'engrenage dans la bannière Améliorez la sécurité de Microsoft Outlook avec OAuth personnalisé. Les utilisateurs standards peuvent conserver la connexion par défaut.

Cliquez sur Suivant pour passer à la configuration.

Étape 3 : Configurer les paramètres de surveillance

Personnalisez la manière dont Swiftask surveille votre boîte Outlook et filtre les e-mails entrants.

Remarque importante : Ce déclencheur ne traite que les e-mails entrants reçus aujourd'hui (UTC). Les messages non lus plus anciens sont ignorés. Maintenir l'option « Marquer comme lu » activée évite de retraiter le même e-mail.

Configurez les champs suivants selon vos besoins opérationnels :

• Dossier d'e-mails : Indiquez ou sélectionnez le dossier Outlook à surveiller (par défaut Inbox / Boîte de réception).

• Filtre d'e-mails : Saisissez un filtre de requête OData optionnel pour restreindre les e-mails déclencheurs (par exemple UNSEEN pour ne traiter que les messages non lus).

• Marquer comme lu : Activez cet interrupteur pour que Swiftask marque automatiquement les messages traités comme lus, prévenant ainsi les doubles exécutions.

• Télécharger les pièces jointes : Activez cet interrupteur pour intégrer les pièces jointes dans la charge utile transmise à votre agent.

• Domaines autorisés : Définissez une liste de domaines expéditeurs autorisés séparés par des virgules (avec prise en charge des caractères génériques comme *.domain.com).

• Adresses e-mail autorisées : Saisissez une liste d'adresses e-mail VIP spécifiques toujours autorisées à déclencher l'automatisation.

Cliquez sur Suivant pour accéder à la vérification.

Étape 4 : Vérifier et créer le déclencheur

Vérifiez le résumé de votre configuration pour vous assurer de l'exactitude de l'ensemble des paramètres, filtres et dossiers.

1. Cliquez sur le bouton rouge Créer le déclencheur pour valider la création.

2. La boîte de dialogue se ferme et vous êtes redirigé vers la liste des déclencheurs de l'agent.

3. Votre nouveau déclencheur Outlook est immédiatement opérationnel avec le statut Actif.

Cas d'utilisation pratiques

Cas d'utilisation 1 : Triage des e-mails de support client

Configuration : Connectez votre boîte de support (ex. support@entreprise.com) avec le filtre UNSEEN actif.

Action de l'agent : À chaque nouvelle demande, l'agent consulte la base de connaissances, génère une réponse personnalisée et journalise l'incident.

Résultat : Les délais de prise en charge passent de plusieurs heures à quelques secondes pour les questions courantes.

Cas d'utilisation 2 : Sélection des candidatures d'emploi

Configuration : Surveillez une boîte de recrutement (ex. recrutement@entreprise.com) avec l'option Télécharger les pièces jointes activée.

Action de l'agent : L'agent extrait les CV en pièce jointe, évalue les profils selon la fiche de poste et classe les synthèses directement dans l'espace projet RH.

Résultat : L'équipe RH bénéficie d'un pré-filtrage continu sans gestion manuelle de pièces jointes.

Cas d'utilisation 3 : Routage des demandes de clients VIP

Configuration : Définissez les adresses des comptes stratégiques dans Adresses e-mail autorisées.

Action de l'agent : Les e-mails de ces clients prioritaires activent des flux d'urgence avec notification instantanée aux gestionnaires de compte.

Résultat : Les clients prioritaires reçoivent une attention immédiate et dédiée.

Cas d'utilisation 4 : Traitement des factures et pièces jointes

Configuration : Surveillez un dossier de comptabilité avec Domaines autorisés configuré pour les fournisseurs validés.

Action de l'agent : À l'arrivée d'une facture, l'agent extrait les montants et détails comptables du fichier PDF et alimente la base financière.

Résultat : Le traitement des factures fournisseurs s'effectue automatiquement sans ressaisie manuelle.

Conseils & meilleures pratiques

Conservez l'option « Marquer comme lu » activée : Cela évite tout risque de réévaluation ou de traitement en double d'un même e-mail lors des cycles suivants.

Nommez précisément vos déclencheurs : Choisissez un intitulé descriptif (ex. « Déclencheur support client entrant ») pour faciliter l'audit dans les journaux.

Restreignez les domaines expéditeurs : Utilisez les domaines autorisés avec des caractères génériques pour réserver le déclenchement aux partenaires de confiance.

Effectuez un test sur un dossier dédié : Lors de la mise en place d'une nouvelle automatisation, testez d'abord le comportement sur un dossier d'essai avant d'activer la surveillance sur votre boîte de réception principale.

Dépannage

Le déclencheur ne s'active pas sur les e-mails antérieurs : Les déclencheurs Outlook ne traitent que les e-mails arrivés le jour civil en cours (UTC). Les e-mails plus anciens sont délibérément ignorés.

Le déclencheur ne reçoit plus de messages : Vérifiez si le jeton d'authentification OAuth Microsoft n'a pas expiré ou n'a pas été révoqué dans la sécurité de votre compte Microsoft.

Les pièces jointes sont absentes des actions de l'agent : Assurez-vous que l'interrupteur Télécharger les pièces jointes a bien été activé lors de l'étape 3.

Des e-mails non sollicités activent l'agent : Configurez des restrictions dans les champs Domaines autorisés et Adresses e-mail autorisées pour filtrer les expéditeurs.

Ressources supplémentaires

• Déclencheurs depuis un webhook – Découvrez comment connecter vos applications tierces aux agents Swiftask par webhook HTTP.

• Intégration du webhook Swiftask avec Odoo CRM – Guide d'intégration de bout en bout avec un CRM.

• Configuration OAuth de l'espace de travail – Gérez les identifiants OAuth personnalisés pour Outlook et d'autres outils d'entreprise.

• Compétences et outils de l'agent – Ajoutez des compétences pour envoyer des e-mails, interroger des bases et exécuter des actions complexes.