Utiliser les connaissances

Overview

Knowledge vous permet d'intégrer vos documents, dossiers et sources de données enregistrés directement dans votre travail quotidien. Au lieu de rechercher manuellement des informations, vous y accédez là où vous en avez besoin : dans une conversation, via un agent IA ou au sein d'une équipe de projet.

Cet article explique comment utiliser Knowledge dans trois contextes : Chat, Agent et Projet. Chaque contexte offre une méthode adaptée pour exploiter vos connaissances.

Prerequisites

Avant d'utiliser Knowledge dans ces contextes, vous devez disposer de :

• Un compte Swiftask (inscription sur swiftask.ai)

• Au moins un document, dossier ou source de données déjà ajouté dans Knowledge

• Pour les Agents : l'autorisation de créer ou modifier des agents dans votre espace de travail

• Pour les Projets : l'accès au projet auquel vous souhaitez associer des connaissances

Step-by-step guide

Using Knowledge in Chat

Le Chat propose deux façons d'exploiter Knowledge : attacher une source à une conversation ou discuter directement depuis la section Knowledge.

Attacher des connaissances à une conversation Chat

1. Ouvrez Chat dans la barre latérale gauche.

2. Dans la barre d'outils du champ de saisie, cliquez sur l'icône de livre (à côté de l'icône de réglages).

3. Le panneau Select knowledge sources s'ouvre. Il permet à l'IA d'appuyer ses réponses sur les connaissances sélectionnées et d'inclure des citations lorsque c'est possible, sans aucune configuration d'agent requise. Vous pouvez retirer des sources à tout moment.

4. Utilisez le champ Search sources… pour trouver un document précis, ou sélectionnez-en un dans la liste Recent.

5. Activez chaque source souhaitée pour cette session de chat. Vous pouvez choisir des documents, des fichiers ou des sources complètes.

6. Fermez le panneau et posez votre question. L'IA formule sa réponse à partir des connaissances associées et cite ses sources dès que possible

Discuter directement depuis la section Knowledge

Vous n'avez pas besoin de quitter Knowledge pour poser vos questions. Une barre de discussion IA est directement intégrée dans l'interface Knowledge et s'adapte à votre emplacement :

• À la racine de Knowledge – Posez des questions sur l'ensemble de votre base de connaissances (tous dossiers et documents confondus) via la barre située en bas de l'écran ("Ask questions about your knowledge, or ask to edit a document…").

• Dans un dossier – Ciblez vos questions exclusivement sur les documents contenus dans ce dossier.

• Dans un document spécifique – La barre de chat devient contextuelle : elle identifie le document en cours de consultation et peut répondre à vos questions ou modifier son contenu directement à votre demande.

7. Choisissez le modèle d'IA via le bouton Change AI, ou consultez Browse prompts pour accéder à des modèles de requêtes prêts à l'emploi.

Cette approche simplifie considérablement l'accès aux données : échangez avec la base générale, un dossier, un document ou le détail d'un fichier depuis une seule et même interface.

Modifier un document via le chat

Pendant la lecture d'un document, vous pouvez demander à l'IA d'ajuster son contenu à votre place.

1. Ouvrez le document dans Knowledge.

2. Rédigez votre consigne dans la barre de discussion en bas du document (par exemple : "Réécris la section 3 sur un ton plus formel" ou "Ajoute un résumé au début").

3. Visualisez les modifications apportées par l'IA directement dans l'éditeur de texte situé au-dessus.

Using Knowledge in Agent

1. Ouvrez les paramètres de votre agent et accédez à la section Knowledge base (Data) dans le volet latéral gauche.

   

2. Choisissez la modalité d'ajout :

• Import files – Importez des fichiers PDF, DOCX, XLSX, CSV et autres formats.

• Create document – Rédigez directement une note ou un guide interne dans Swiftask.

• Web content – Importez des pages web, sites internet ou sitemaps.

• Cloud connectors – Synchronisez vos documents depuis SharePoint, Google Drive ou Dropbox.

• Workspace knowledge – Réutilisez des sources de données existantes de votre espace de travail.

  

1. Enregistrez la configuration. L'agent prend immédiatement en compte ces informations.

2. Testez l'agent à l'aide du panneau de test pour vérifier l'exactitude de ses références.

3. Cliquez sur Use this agent pour commencer à l'utiliser dans Chat.

Une fois connecté, l'agent explore la base de connaissances associée à chaque requête et intègre les données les plus pertinentes dans ses réponses.

Using Knowledge in Project

1. Ouvrez votre projet et rendez-vous dans Project settings → Knowledge → Add knowledge sources.

2. Sélectionnez les documents, dossiers ou sources de données à lier au projet.

3. Enregistrez votre choix.

Chaque échange dans ce projet accède automatiquement à ce socle documentaire commun. Vos collaborateurs n'ont pas besoin d'ajouter manuellement des sources à chaque discussion : elles sont partagées par défaut à l'échelle du projet.

Practical use cases

Questions-réponses rapides sur un document dans Chat

Cliquez sur l'icône de livre, sélectionnez votre rapport trimestriel dans Recent, puis demandez : "Résume les principaux risques mentionnés dans ce document." Obtenez immédiatement une réponse contextualisée et sourcée sans quitter l'interface de conversation.

Reformulation d'une procédure interne directement dans Knowledge

Ouvrez votre guide RH dans Knowledge et demandez à la barre de discussion intégrée : "Simplifie la partie relative aux congés parentaux pour la rendre accessible à tous." Validez les ajustements de l'IA directement dans le document.

Agent de support spécialisé

Associez votre documentation produit et vos FAQ à la section Knowledge base (Data) d'un agent. L'agent répondra aux sollicitations des utilisateurs en s'appuyant uniquement sur vos contenus vérifiés et à jour.

Socle de connaissances partagé pour une équipe projet

Liez votre guide d'intégration et vos procédures à un projet via Project settings → Knowledge. Chaque membre travaillant sur le projet bénéficie instantanément du même contexte documentaire.

Tips & best practices

• Privilégiez les pièces jointes pour les besoins ponctuels, et la base de connaissances pour les éléments récurrents. Si une ressource ne sert qu'à un échange isolé, attachez-la dans Chat. Si elle doit resservir, intégrez-la dans Knowledge.

• Conservez des documents ciblés. Des documents courts et bien structurés facilitent la recherche et la citation par l'IA.

• Vérifiez les modifications générées par l'IA. Avant d'enregistrer un document modifié par le chat, relisez les modifications apportées.

• Associez les connaissances au niveau du projet pour garantir l'alignement de l'équipe. Vous éviterez ainsi que des collaborateurs s'appuient sur des versions obsolètes.

Troubleshooting

L'IA ne trouve pas l'information alors qu'elle figure dans Knowledge
Assurez-vous que le statut du document indique bien "Indexed and ready". S'il est encore en cours de traitement, patientez un instant avant de réessayer.

Les réponses dans le chat semblent obsolètes
L'intégration des connaissances s'effectue en temps réel ; si un agent renvoie d'anciennes données, vérifiez que le document source a bien été enregistré après votre dernière modification.

Les membres d'un projet ne voient pas les connaissances partagées
Vérifiez que la source a bien été ajoutée via Project settings → Knowledge → Add knowledge sources, et non uniquement rattachée à une conversation spécifique.

Additional resources

• Introduction to Knowledge base – Comprendre le rôle et l'intérêt de la base de connaissances

• Sources (Knowledge base) – Associer documents et données à un agent

• Using agents from Chat – Mobiliser des agents IA spécialisés directement dans Chat

• Building projects – Collaborer en équipe autour de flux de travail structurés