Synchronisation automatique

Maintenez à jour vos fichiers de stockage cloud dans Swiftask automatiquement. Au lieu de resynchroniser manuellement les documents à chaque changement, configurez une synchronisation automatique pour actualiser votre base de connaissances selon une planification qui vous convient.

La synchronisation automatique élimine le besoin de mises à jour manuelles. Vos documents de stockage cloud restent à jour sans effort supplémentaire, garantissant que vos agents IA ont toujours accès aux informations les plus récentes.

Aperçu

La synchronisation automatique récupère automatiquement les mises à jour depuis la source de votre fichier selon une planification que vous définissez. Une fois activée, Swiftask vérifie vos fichiers cloud à la fréquence choisie et met à jour les changements dans votre base de connaissances.

Ceci est particulièrement utile si vos documents changent fréquemment. Au lieu de devoir penser à cliquer sur Resynchroniser à chaque fois, vous configurez une seule fois et oubliez – Swiftask s'occupe du reste.

Prérequis

Pour configurer la synchronisation automatique, vous avez besoin de :

• Un compte Swiftask (inscrivez-vous sur swiftask.ai )

• Un accès à la section Knowledge avec l'autorisation de gérer les sources de données

• Une compréhension de vos besoins en fréquence de mise à jour (à quelle fréquence les documents changent)

Fonctionnement

Lorsque vous activez la synchronisation automatique :

1. Swiftask vérifie votre stockage cloud à la fréquence spécifiée

2. Il détecte tout changement dans les fichiers ou dossiers que vous avez importés

3. Il met automatiquement à jour le contenu indexé dans votre base de connaissances

4. Vos agents IA ont instantanément accès aux informations les plus récentes

La synchronisation s'exécute en arrière-plan. Vous n'avez rien à faire après la configuration initiale.

Guide étape par étape

1. Accédez à votre base de connaissances

Cliquez sur Knowledge dans la barre latérale gauche. Vous verrez vos sources de données et documents.

2. Sélectionnez votre source de données cloud

Trouvez la source de données pour laquelle vous souhaitez configurer la synchronisation automatique. Cliquez dessus pour ouvrir la vue des détails.

3. Ouvrez le menu d'options

En haut à droite du panneau de détails de la source de données, localisez l'icône du menu à trois points (⋯). Cliquez dessus pour afficher le menu d'options.

4. Sélectionnez "Automatic synchronization"

Dans le menu déroulant, cliquez sur Automatic synchronization. Une fenêtre modale de configuration s'ouvre.

5. Configurez la fréquence de synchronisation

Dans la fenêtre qui apparaît, vous verrez la section Frequency. Celle-ci contrôle la fréquence à laquelle Swiftask vérifie les mises à jour de votre stockage cloud.

Cliquez sur le menu déroulant de fréquence et sélectionnez l'une de ces options :

• Every Hour – Synchronise toutes les 60 minutes

• Every Day – Synchronise une fois par jour

• Every Week – Synchronise une fois par semaine

• Every Month – Synchronise une fois par mois

Choisissez la fréquence qui correspond à la fréquence de changement de vos documents. Si vos fichiers sont mis à jour plusieurs fois par jour, sélectionnez Every Hour. S'ils changent moins fréquemment, Every Week ou Every Month peuvent être plus appropriés.

6. Définissez l'intervalle de répétition (optionnel)

Sous le menu déroulant de fréquence, vous verrez un champ Repeat every. Cela vous permet d'affiner la planification.

Par exemple :

• Si vous sélectionnez "Every Day" et définissez "Repeat every" sur 3, les synchronisations ont lieu tous les 3 jours.

• Si vous sélectionnez "Every Hour" et définissez "Repeat every" sur 2, les synchronisations ont lieu toutes les 2 heures.

Laissez ce champ à 1 pour la fréquence par défaut sans intervalle.

7. Vérifiez l'URL de webhook (optionnel)

La fenêtre modale affiche un champ Webhook URL (POST). Il s'agit d'une fonctionnalité avancée optionnelle qui vous permet de déclencher des synchronisations de manière programmatique depuis des systèmes externes.

Vous pouvez copier cette URL si vous en avez besoin pour des intégrations, mais elle n'est pas requise pour la synchronisation automatique de base.

8. Examinez les implications sur les coûts

Au bas de la fenêtre modale, vous verrez un message informatif : "Autosync generates additional costs based on the type of data source and the number of files/pages to synchronize."

La synchronisation automatique utilise des crédits en fonction de :

• Votre type de source de données (Google Drive, SharePoint ou Dropbox)

• Du nombre de fichiers ou de pages synchronisés

• De la fréquence des synchronisations

Tenez compte de votre utilisation lors du choix d'une fréquence. Des synchronisations plus fréquentes consomment plus de crédits.

9. Enregistrez vos paramètres

Cliquez sur le bouton Save (bouton rouge en bas à droite) pour activer la synchronisation automatique avec vos paramètres choisis.

Votre source de données se synchronise maintenant automatiquement selon votre planification.

10. Surveillez l'état de la synchronisation

Retournez dans les détails de votre source de données. Vous verrez :

• Un bouton Resync (si vous souhaitez synchroniser manuellement à tout moment)

• Le Indexation status indiquant quand la dernière synchronisation a eu lieu

• Une liste de tous les fichiers importés

Cas d'utilisation pratiques

Documentation produit mise à jour chaque semaine

Votre équipe maintient la documentation produit dans Google Drive et la met à jour tous les lundis. Définissez la synchronisation automatique sur Every Week. Vos agents d'assistance ont toujours les dernières spécifications produit sans intervention manuelle.

Documents juridiques qui changent chaque mois

Votre équipe conformité stocke les contrats et politiques dans SharePoint, les mettant à jour mensuellement. Configurez la synchronisation automatique sur Every Month. Votre agent juridique référence toujours les politiques en vigueur.

Articles de recherche ajoutés fréquemment

Vous maintenez un dossier Dropbox d'articles de recherche sectorielle, en ajoutant de nouveaux tout au long de la semaine. Définissez la synchronisation automatique sur Every Day pour que votre agent de recherche ait toujours les derniers articles disponibles.

Retours clients provenant d'exportations quotidiennes

Votre CRM exporte les retours clients vers Google Drive quotidiennement. Définissez la synchronisation automatique sur Every Day pour que votre agent d'analyse des clients ait toujours les retours du jour.

Conseils & bonnes pratiques

Adaptez la fréquence à votre cycle de mise à jour Ne définissez pas de synchronisations plus fréquentes que vos documents ne changent réellement. Si les fichiers sont mis à jour hebdomadairement, une synchronisation horaire gaspille des crédits. Alignez la fréquence avec votre rythme de mise à jour réel.

Commencez par une resynchronisation manuelle, puis automatisez Avant d'activer la synchronisation automatique, utilisez le bouton Resync manuellement plusieurs fois. Cela vous aide à comprendre à quelle fréquence les changements se produisent réellement.

Surveillez votre utilisation des crédits Les synchronisations automatiques consomment des crédits. Vérifiez régulièrement le tableau de bord de votre espace de travail pour voir les coûts de synchronisation. Si les coûts sont plus élevés que prévu, envisagez une planification moins fréquente.

Testez d'abord avec une petite source de données Si vous débutez avec la synchronisation automatique, commencez avec une source de données plus petite (moins de fichiers) pour comprendre l'impact sur les coûts avant de l'activer sur des dossiers volumineux.

Désactivez-la si vous n'utilisez pas la source Si une source de données n'est utilisée par aucun agent, désactivez la synchronisation automatique pour économiser des crédits. Vous pouvez toujours la réactiver plus tard.

Dépannage

Les synchronisations n'ont pas lieu comme prévu Vérifiez que votre source de données a été créée et indexée avec succès. Si l'importation initiale a échoué, les synchronisations automatiques ne s'exécuteront pas. Essayez d'abord une resynchronisation manuelle pour vérifier que la connexion fonctionne.

Les coûts de synchronisation sont plus élevés que prévu Les synchronisations automatiques facturent en fonction du nombre de fichiers et de pages traitées. Si vous avez de nombreux documents volumineux, les coûts augmentent. Envisagez d'utiliser une planification moins fréquente (hebdomadaire au lieu de quotidienne) ou de réduire le nombre de fichiers dans votre source.

Les modifications des fichiers cloud n'apparaissent pas dans Swiftask Les synchronisations ont lieu selon votre planification configurée, pas immédiatement. Si vous venez de mettre à jour un fichier, attendez la prochaine fenêtre de synchronisation. Pour des mises à jour urgentes, utilisez le bouton Resync pour une synchronisation manuelle immédiate.

L'URL de webhook ne fonctionne pas L'URL de webhook est optionnelle et n'est nécessaire que pour les déclencheurs programmatiques. Si vous ne prévoyez pas de l'utiliser, vous pouvez l'ignorer. Contactez le support Swiftask si vous avez besoin d'aide pour configurer des intégrations par webhook.

Ressources supplémentaires

• Base de connaissances – Introduction – Apprenez ce qu'est une base de connaissances et pourquoi c'est important

• Importation depuis le cloud (Google Drive, SharePoint, Dropbox) – Configurez votre première importation depuis un stockage cloud

• Importation de documents / fichiers – Téléversez des fichiers directement depuis votre ordinateur

• Permissions et accès – Contrôlez qui peut voir et utiliser votre base de connaissances

• Création d'un agent – Créez un agent et connectez-le à votre base de connaissances

Prêt à automatiser votre base de connaissances ? Accédez à votre source de données de stockage cloud, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Automatic synchronization. Choisissez votre fréquence et enregistrez. Vos documents resteront à jour automatiquement.