Introduction
Écrit par Stanislas
Dernière mise à jour Il y a 8 mois
Organisez le travail de votre équipe en tâches gérables, suivez la progression à travers des flux visuels, et collaborez avec vos collègues et vos agents IA—tout dans Swiftask.
Vue d'ensemble
Les projets transforment la façon dont les équipes coordonnent leur travail. Au lieu de gérer des conversations éparses dans le chat, l'email et des outils séparés, les projets centralisent tout au même endroit. Chaque projet contient des tâches organisées par statut, et chaque tâche inclut son propre espace de conversation dédié où les agents IA comprennent exactement le travail en cours.
Pensez à un projet comme un espace de travail partagé où votre équipe fait avancer le travail à travers des étapes (comme À faire, En cours et Terminé), et à tout moment, vous pouvez ouvrir un assistant IA pour vous aider avec cette tâche spécifique sans avoir à réexpliquer ce sur quoi vous travaillez.
Qu'est-ce qu'un projet ?
Un projet est un conteneur qui abrite votre travail. Il combine trois éléments essentiels :
Une liste de tâches — Des éléments de travail organisés par étape ou statut
Plusieurs options d'affichage — Voyez les mêmes tâches affichées sous forme de tableau Kanban, de liste, de chronologie ou d'autres formats
La collaboration intégrée — Invitez des membres de l'équipe, assignez du travail, mentionnez des collègues, et discutez avec des agents IA en contexte
La différence clé entre un projet et une conversation de chat générale est la concentration. Dans un projet, chaque tâche a son propre fil de conversation, donc l'IA sait exactement sur quoi vous discutez. Vous n'expliquez pas la même tâche encore et encore sur différents chats.
Concepts clés que vous devez connaître
Projet — Le conteneur lui-même. Il a un nom (comme « Campagne Q1 Marketing » ou « Lancement produit »), une description optionnelle, et son propre ensemble de membres et de tâches. Vous accédez aux projets depuis la section Projets dans votre barre latérale.
Tâche — Une seule unité de travail. Chaque tâche a un titre, une description optionnelle et un statut qui se déplace entre les sections. Vous pouvez assigner des tâches à des membres de l'équipe, définir des dates d'échéance et ouvrir un chat pour chacune.
Section — Un regroupement ou une colonne qui représente une étape de votre flux de travail. Par défaut, les projets commencent avec À faire, En cours et Terminé, mais vous pouvez créer des sections personnalisées comme « En révision », « En attente de retours » ou « Bloqué ».
Vue — La façon dont vous affichez vos tâches. Une vue Kanban affiche les tâches sous forme de cartes en colonnes. Une vue Liste les affiche dans un tableau. Une vue Gantt les affiche sur une chronologie. Les mêmes tâches apparaissent dans toutes les vues ; seule la disposition change.
Chat de tâche — Une conversation liée à une tâche spécifique. Quand vous cliquez sur le bouton assistant IA d'une tâche, vous ouvrez ce chat. L'IA a le contexte complet du titre de la tâche, de la description et de tous les messages précédents dans la conversation de cette tâche.
Membres — Les personnes qui peuvent accéder au projet. Chaque membre a un rôle qui détermine ce qu'il peut faire : Propriétaire (contrôle total), Admin (gérer les tâches et les personnes), Membre (créer et travailler sur les tâches) ou Observateur (accès en lecture seule).
Pourquoi les projets fonctionnent mieux que les chats éparpillés
Conversations ciblées — Chaque tâche obtient son propre chat. L'IA n'a pas à fouiller dans des dizaines de messages sans rapport pour comprendre le contexte.
Visibilité claire du flux de travail — Les tableaux Kanban, les listes et les chronologies montrent d'un coup d'œil ce qui se fait, ce qui est en cours et ce qui est terminé.
Coordination d'équipe — Tout le monde voit la même liste de tâches et peut se mentionner mutuellement avec @mentions. Plus de doute sur qui travaille sur quoi ou de duplication d'efforts.
IA en contexte — Au lieu d'expliquer une tâche dans un chat générique, vous ouvrez l'IA directement sur la carte de tâche. Elle comprend déjà ce sur quoi vous travaillez.
Quand utiliser les projets
Les projets conviennent à ces scénarios :
Gestion de campagne — Créez un projet par campagne. Divisez-le en tâches (recherche, rédaction, conception, approbation). Déplacez les tâches à travers les sections au fur et à mesure de la progression.
Développement de produit — Suivez les fonctionnalités et les bugs. Utilisez un tableau Kanban pour voir ce qui est en pipeline, ce qui est en cours de construction et ce qui est terminé. Passez à une vue liste pour la priorisation du backlog.
Production de contenu — Un projet pour tout votre contenu. Créez une tâche pour chaque article, vidéo ou publication. Utilisez l'assistant IA pour vous aider à rédiger ou affiner chaque élément.
Initiatives d'équipe — N'importe quel projet où plusieurs personnes doivent se coordonner et voir la progression partagée. Invitez des membres, assignez du travail et suivez le statut au même endroit.
Flux de travail assistés par l'IA — Quand vous voulez l'aide de l'IA sur des tâches spécifiques sans perdre le contexte. Chaque tâche obtient sa propre conversation avec un agent qui comprend sur quoi vous travaillez.
Comment les projets se connectent à vos autres fonctionnalités Swiftask
Chat — Votre Chat général est séparé. Utilisez-le pour les conversations qui n'appartiennent pas à une tâche spécifique. Utilisez le chat de tâche (dans un projet) quand vous avez besoin que l'IA se concentre sur un élément de travail.
Agents — Quand vous ouvrez l'assistant IA sur une tâche, vous discutez avec un agent dans le contexte de cette tâche. L'agent peut rédiger du contenu, décomposer les étapes, répondre à des questions ou aider à exécuter le travail—tout avec les détails de la tâche en arrière-plan.
Base de connaissances — Si votre espace de travail a une base de connaissances, les agents peuvent la référencer en aidant avec les tâches. Cela signifie que l'IA peut puiser dans vos docs d'entreprise, guides et ressources en travaillant sur une tâche spécifique.
Artefacts — Générez des diapositives, des pages web ou des documents directement dans un chat de tâche. Enregistrez-les dans votre bibliothèque d'artefacts pour une réutilisation ou un partage.
Pour commencer
Accéder aux projets
Ouvrez Swiftask et regardez la barre latérale de gauche. Cliquez sur l'icône Projets (elle ressemble à un dossier). Cela vous mène à votre liste de projets, où vous pouvez voir tous les projets auxquels vous avez accès.
Vous pouvez aussi utiliser l'URL directement : app.swiftask.ai/{workspaceId}/project-list affiche votre liste, et app.swiftask.ai/{workspaceId}/project/{projectId} ouvre un projet spécifique.
Votre liste de projets
La liste des projets affiche tous les projets auxquels vous pouvez accéder, ainsi que :
Le nom et la description du projet
Quand il a été mis à jour pour la dernière fois
Un compteur de notifications non lues (s'il y a des mises à jour que vous n'avez pas vues)
Une barre de recherche pour trouver les projets par nom
Si vous découvrez les projets, vous verrez un état vide avec un bouton pour créer votre premier projet.
Créer votre premier projet
Depuis la liste des projets, cliquez sur Créer un projet (ou bouton similaire).
Dans la boîte de dialogue qui apparaît, entrez :
Nom du projet (obligatoire) — Quelque chose de clair comme « Q1 Marketing » ou « Refonte du site »
Description (optionnel) — Quelques phrases sur le projet
Générer des tâches initiales (optionnel) — Cochez cette case si vous voulez que Swiftask crée une liste de tâches de démarrage basée sur votre description
Cliquez sur Créer.
Attendez un moment si vous avez choisi de générer des tâches. Vous arriverez ensuite sur le tableau de bord de votre nouveau projet.
Conseil pratique : Une description détaillée aide si vous utilisez la fonction de génération de tâches. Vous pouvez toujours modifier ou supprimer des tâches après.
À l'intérieur d'un projet
Le tableau de bord du projet
Quand vous ouvrez un projet, vous voyez :
Le nom du projet en haut
Le sélecteur de vue — Affiche généralement « Kanban » avec une liste déroulante pour basculer vers d'autres vues ou en créer de nouvelles
La barre de recherche — Trouvez des tâches par titre ou description
Les boutons d'action — Gérez les automatisations, filtrez, triez et accédez aux paramètres du projet
Le tableau — Vos tâches affichées dans la vue actuelle
Types de vues
Les projets supportent plusieurs façons de voir vos tâches :
Tableau Kanban — Les tâches apparaissent sous forme de cartes en colonnes (sections). C'est le moyen le plus visuel de voir le flux de travail. Glissez les cartes entre les colonnes pour modifier leur statut. Idéal pour le standup quotidien ou pour voir ce qui est bloqué.
Vue Liste — Les tâches dans un format tableau avec des colonnes pour le titre, l'assigné, la date d'échéance et le statut. Meilleur pour scanner beaucoup de tâches à la fois ou prioriser un backlog.
Diagramme de Gantt — Les tâches affichées sur une chronologie. Utile quand vous avez besoin de voir les dates d'échéance, les dépendances ou de planifier l'allocation des ressources.
Autres vues — Selon votre espace de travail, vous pourriez avoir Calendrier, Tableau ou des vues personnalisées.
Basculez entre les vues en utilisant la liste déroulante à côté du nom du projet. Toutes les vues affichent les mêmes tâches ; seule la disposition change.
Créer des sections
Dans une vue Kanban (ou toute vue de type tableau), les sections sont les colonnes. Par défaut, vous obtenez À faire, En cours et Terminé.
Pour ajouter une section personnalisée :
Cliquez sur Créer une section (généralement à la droite du tableau)
Entrez un nom comme « En révision », « Bloqué » ou « Test »
Confirmez
Vous pouvez maintenant déplacer les tâches dans cette section. Renommez ou supprimez les sections en utilisant le menu de la section si nécessaire.
Trouver et filtrer les tâches
Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement une tâche par titre ou description. Commencez à taper et les résultats se filtrent en temps réel.
Utilisez Filtrer pour limiter les tâches par critères comme l'assigné, la date d'échéance ou le statut. Utilisez Trier pour réorganiser les tâches (par date d'échéance, alphabétiquement, etc.). Ces contrôles sont dans l'en-tête du projet.
Travailler avec les tâches
Créer une tâche
Dans la vue Kanban, chaque section a un bouton + Ajouter une tâche au bas. Cliquez dessus et entrez un titre de tâche. La tâche apparaît dans cette section.
Dans les vues Liste ou Gantt, utilisez le bouton ou le contrôle « Ajouter une tâche » équivalent dans cette vue.
Une fois créée, vous pouvez cliquer sur la tâche pour ouvrir ses détails et ajouter plus d'informations comme la description, la date d'échéance ou les assignés.
Éditer une tâche
Cliquez sur n'importe quelle carte ou ligne de tâche pour ouvrir son panneau de détails. Ici, vous pouvez :
Éditer le titre et la description
Définir ou modifier la date d'échéance
Assigner des membres de l'équipe
Modifier le statut (en la déplaçant vers une section différente ou en utilisant une liste déroulante de statut)
Ajouter d'autres détails selon ce que votre espace de travail supporte
Les modifications s'enregistrent automatiquement ou quand vous cliquez sur Enregistrer (selon le champ).
Modifier le statut d'une tâche
Dans Kanban, glissez une carte de tâche d'une colonne à une autre. La nouvelle colonne est le nouveau statut.
Dans Liste ou Gantt, utilisez le champ de statut ou la liste déroulante pour modifier directement le statut.
Supprimer une tâche
Ouvrez le menu de la tâche (généralement trois points sur la carte ou la ligne) et sélectionnez Supprimer. Confirmez quand vous y êtes invité. La tâche est supprimée définitivement.
Utiliser l'assistance IA sur les tâches
Ouvrir le chat IA pour une tâche
Chaque tâche a un bouton + Assistant IA (souvent avec une icône d'étincelle). Cliquez dessus pour ouvrir une conversation liée à cette tâche spécifique.
Ce n'est pas la même chose que d'assigner une tâche à une personne. Vous ouvrez un espace de conversation où un agent IA a le contexte complet du travail sur lequel vous travaillez.
Ce que l'IA sait
Quand vous ouvrez l'assistant IA sur une tâche, l'agent peut voir :
Le titre de la tâche
La description de la tâche
Tous les messages précédents dans le chat de cette tâche
Tous les fichiers ou contextes que vous avez partagés dans cette tâche
Vous n'avez pas à expliquer la tâche à nouveau. L'IA comprend déjà ce sur quoi vous travaillez.
Travailler avec l'IA
Tapez votre message dans l'entrée de chat et envoyez. L'IA répond en fonction du contexte de la tâche. Vous pouvez lui demander de :
Rédiger du contenu (texte, code, copie)
Décomposer des tâches complexes en étapes
Examiner ou fournir des retours
Répondre à des questions sur la tâche
Exécuter certaines actions (selon les compétences de l'agent)
Retournez au même chat de tâche à tout moment en cliquant sur + Assistant IA. L'historique de votre conversation est conservé.
Plusieurs tâches, plusieurs conversations
Chaque tâche a son propre chat séparé. Cela maintient les conversations organisées et prévient la confusion. Vous ne gérez pas un seul énorme chat ; vous gérez des conversations ciblées par tâche.
Collaborer avec votre équipe
Inviter des membres de l'équipe
Après avoir créé un projet, vous pouvez inviter des personnes à rejoindre :
Ouvrez le projet et recherchez un bouton Inviter ou une option Membres (généralement dans l'en-tête ou un menu)
Entrez l'adresse email du membre de l'équipe
Sélectionnez son rôle : Propriétaire, Admin, Membre ou Observateur
Envoyez l'invitation
Note : Si vous invitez quelqu'un qui n'est pas déjà dans votre espace de travail Swiftask, des frais supplémentaires peuvent s'appliquer à votre abonnement. La boîte de dialogue d'invitation vous l'indiquera.
Comprendre les rôles
Propriétaire — Contrôle total. Peut supprimer le projet, gérer tous les membres et modifier les paramètres.
Admin — Peut gérer les tâches, inviter des membres et ajuster les paramètres du projet. Ne peut pas supprimer le projet.
Membre — Peut créer et éditer les tâches, discuter avec l'IA et collaborer. Ne peut pas inviter d'autres personnes ou supprimer le projet.
Observateur — Accès en lecture seule. Peut voir les tâches et discuter mais ne peut pas apporter de modifications.
Mentionner des membres de l'équipe
Dans le chat de tâche ou les discussions du projet, tapez @ suivi d'un nom pour mentionner quelqu'un. Il recevra une notification et saura que vous demandez son avis.
Permissions et ce que les personnes peuvent voir
Seuls les membres que vous invitez (ou qui ont accès via leur rôle d'espace de travail) peuvent voir le projet. Une fois qu'ils sont membres, ils peuvent voir toutes les tâches et participer aux chats de tâche selon leur rôle.
Supprimer un membre de l'équipe
Dans la liste des membres du projet, trouvez la personne que vous voulez supprimer et cliquez sur Supprimer (ou équivalent). Ils perdent immédiatement l'accès au projet et à ses tâches.
Gérer votre projet
Paramètres du projet
Cliquez sur le nom du projet ou recherchez un menu de paramètres (souvent trois points ou une icône d'engrenage) pour :
Éditer le nom ou la description du projet
Supprimer le projet (avec un avertissement de confirmation)
Accéder aux paramètres d'automatisation
Gérer d'autres options au niveau du projet
Créer plusieurs vues
Vous pouvez avoir plusieurs vues différentes des mêmes tâches. Par exemple, créez une vue Kanban « Standup quotidien » et une vue Liste « Planification du sprint ». Les deux affichent les mêmes tâches ; vous basculez simplement entre elles selon ce sur quoi vous devez vous concentrer.
Cliquez sur + Créer une vue pour ajouter une nouvelle vue à votre projet.
Utiliser les automatisations
Le bouton Gérer les automatisations vous permet de configurer des règles pour votre projet. Par exemple :
Quand une tâche passe à « Terminé », notifier l'équipe
Quand une tâche est créée, l'assigner automatiquement à quelqu'un
Quand une tâche est due demain, envoyer un rappel
Configurez les automatisations en fonction de ce dont votre équipe a besoin.
Conseils pour réussir
Commencez simplement
Créez un projet avec une vue (Kanban est un bon défaut). Ajoutez des membres de l'équipe et des tâches. Une fois que vous êtes à l'aise avec le flux de travail, ajoutez plus de vues ou de projets.
Utilisez des noms de tâches clairs
Au lieu de « Faire ceci », utilisez « Rédiger la FAQ pour la fonctionnalité Projets ». Les noms spécifiques rendent les tâches plus faciles à trouver et à comprendre.
Faites correspondre les sections à votre processus
Ne vous en tenez pas à À faire, En cours, Terminé si votre flux de travail réel est différent. Créez des sections qui correspondent à la façon dont votre équipe travaille réellement. Par exemple : « Backlog », « Prêt à démarrer », « En cours », « En révision », « Terminé ».
Mentionnez les personnes quand vous avez besoin de leurs avis
Utilisez @mentions dans le chat de tâche pour demander à des membres de l'équipe spécifiques de l'aide ou des retours. C'est plus rapide qu'envoyer un email et cela maintient tout en contexte.
Vérifiez les notifications non lues
La liste des projets affiche un badge de compteur non lu. Cliquez sur le projet pour voir ce qui est nouveau—mises à jour de tâches, mentions ou réponses IA.
Utilisez différentes vues à différentes fins
Kanban pour le flux quotidien, Liste pour la révision du backlog, Gantt pour la planification de la chronologie. Basculez entre elles au fur et à mesure que vos besoins changent.
Dépannage
Je ne vois pas les Projets dans ma barre latérale
Raisons possibles :
Votre plan d'espace de travail n'inclut pas les Projets
Votre rôle d'espace de travail restreint l'accès
Que faire :
Contactez votre administrateur d'espace de travail pour confirmer que les Projets sont activés
Demandez si votre rôle a la permission d'accéder aux Projets
J'ai créé un projet mais je ne peux pas inviter de membres
Raisons possibles :
Vous n'avez pas le rôle Propriétaire ou Admin sur le projet
Il y a un problème de réseau avec l'invitation
Que faire :
Vérifiez que vous êtes le Propriétaire ou Admin du projet
Vérifiez que l'adresse email est correcte
Si vous invitez quelqu'un en dehors de votre espace de travail, notez que des frais peuvent s'appliquer
Essayez à nouveau ; si cela échoue, actualisez et réessayez
Le chat de tâche (Assistant IA) ne s'ouvre pas
Raisons possibles :
Problème de connectivité réseau
Problème de cache du navigateur
L'ID de la tâche est manquant de l'URL
Que faire :
Actualisez la page
Essayez de cliquer sur + Assistant IA à nouveau
Vérifiez que les outils de développement de votre navigateur ne montrent pas d'erreurs
Si le problème persiste, essayez un navigateur ou un appareil différent
J'ai déplacé une tâche mais elle s'est remise en place
Raisons possibles :
Votre connexion a été coupée et la modification n'a pas été enregistrée
Vous n'avez pas la permission d'éditer les tâches
Un autre membre de l'équipe l'a déplacée en même temps
Que faire :
Vérifiez votre connexion Internet
Vérifiez que vous avez le rôle Membre ou supérieur sur le projet
Actualisez la page et réessayez
Vérifiez si un membre de l'équipe a apporté une modification à laquelle vous ne vous attendiez pas
Les modifications ne s'enregistrent pas
Raisons possibles :
Problème de connexion
Problème de permission
Problème de navigateur ou d'application
Que faire :
Vérifiez votre connexion Internet
Vérifiez que vous avez la permission d'éditer (rôle Membre ou supérieur)
Actualisez la page
Réessayez ; si le problème persiste, contactez le support
Je vois un message d'erreur
Messages d'erreur courants :
« Le nom du projet est obligatoire » — Remplissez le champ du nom du projet avant de créer
« Erreur lors de la création du projet » — Réessayez ; si cela continue, contactez le support
« Erreur lors de l'invitation d'un collaborateur » — Vérifiez que l'email est correct ; assurez-vous que vous êtes Propriétaire ou Admin
« Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce projet ? Toutes les tâches seront supprimées. » — Ceci est un avertissement. Confirmez seulement si vous voulez vraiment tout supprimer
Questions fréquemment posées
Quelle est la différence entre un projet et un chat ?
Le chat est pour les conversations générales. Les projets servent à organiser un travail spécifique en tâches avec des étapes claires. Chaque tâche dans un projet peut avoir son propre chat avec un agent IA qui comprend le contexte de la tâche.
Puis-je avoir plusieurs vues des mêmes tâches ?
Oui. Créez autant de vues que vous en avez besoin. Une vue Kanban pour le flux quotidien, une vue Liste pour la gestion du backlog, une vue Gantt pour la planification de la chronologie—affichant toutes les mêmes tâches.
Que se passe-t-il si je supprime un projet ?
Le projet et toutes ses tâches sont définitivement supprimés. Vous verrez un avertissement avant cela. Il n'y a pas d'annulation, donc soyez prudent.
Puis-je déplacer une tâche entre les projets ?
Pas directement. Si vous avez besoin de déplacer une tâche, vous créeriez généralement une nouvelle tâche dans l'autre projet et supprimeriez l'ancienne. Certains espaces de travail pourraient avoir une fonctionnalité de déplacement ; vérifiez le menu de votre projet.
Qui peut inviter des personnes à un projet ?
Seul le Propriétaire ou Admin du projet peut inviter de nouveaux membres.
Que se passe-t-il si j'invite quelqu'un qui n'est pas dans mon espace de travail ?
Il recevra une invitation à rejoindre. Selon votre abonnement, inviter des utilisateurs en dehors de votre espace de travail peut entraîner des frais supplémentaires. La boîte de dialogue d'invitation vous le notifiera.
Puis-je utiliser l'assistant IA sur plusieurs tâches à la fois ?
Vous pouvez avoir plusieurs chats de tâches ouverts (dans différents onglets ou fenêtres du navigateur), mais chaque chat est séparé. Chaque tâche a sa propre conversation avec l'IA.
Comment je mentionne quelqu'un dans une tâche ?
Tapez @ dans l'entrée de message et commencez à taper son nom. Sélectionnez-le dans la liste. Il recevra une notification.
Y a-t-il un moyen de voir toutes mes tâches sur tous les projets ?
Pas dans une seule vue unifiée, mais vous pouvez utiliser la fonction de recherche dans chaque projet ou vérifier vos notifications pour rester à jour sur l'activité sur tous les projets.
Puis-je définir une tâche pour qu'elle se répète ou se produise régulièrement ?
Cela dépend des fonctionnalités de votre espace de travail. Vérifiez les détails de la tâche ou demandez à votre administrateur si les tâches récurrentes sont disponibles.
Prochaines étapes
Vous êtes prêt à créer votre premier projet. Ouvrez Projets dans votre barre latérale, cliquez sur Créer un projet, et commencez à organiser le travail de votre équipe. Invitez vos coéquipiers, créez quelques tâches, et essayez d'ouvrir l'assistant IA sur une tâche pour voir comment fonctionne la collaboration sensible au contexte.
Pour plus d'aide avec d'autres fonctionnalités Swiftask, consultez les guides pour Chat, Agents, Base de connaissances et Artefacts.