Automatisations de projet
Écrit par Stanislas
Dernière mise à jour Il y a 7 mois
Configurez des flux de travail intelligents qui s'exécutent automatiquement quand des événements spécifiques se produisent dans votre projet. Ce guide vous montre comment créer des automatisations, choisir des déclencheurs et des bots, et automatiser le flux de travail de votre équipe.
Vue d'ensemble
Les automatisations de projet sont les assistants en arrière-plan de votre équipe. Quand quelque chose se passe dans votre projet—une tâche est créée, déplacée vers une nouvelle section ou assignée à quelqu'un—vous pouvez automatiquement déclencher un agent IA pour réagir. Cela élimine le travail manuel répétitif et maintient votre projet fonctionnant sans à-coups.
Pensez aux automatisations comme des règles si-alors : Si une tâche se déplace vers « Terminé », alors notifier l'équipe. Si une nouvelle tâche est créée, alors lui assigner un label par défaut. Si un assigné change, alors enregistrer le changement. Les possibilités dépendent de ce que vos agents peuvent faire.
Qu'est-ce que les automatisations de projet ?
Les automatisations de projet connectent un événement déclencheur (quelque chose qui se passe dans votre projet) à un bot (un agent IA). Quand l'événement se produit, le bot s'exécute automatiquement avec le contexte complet de ce qui l'a déclenché.
Concepts clés
Événement déclencheur — Une action dans votre projet qui démarre l'automatisation. Exemples : tâche créée, tâche déplacée vers une section différente, assigné changé.
Bot — Un agent IA configuré pour effectuer des actions. Le bot reçoit des informations sur l'événement déclencheur et répond selon ses instructions.
Automatisation — L'appairage d'un événement déclencheur et d'un bot. Une automatisation = un déclencheur + un bot.
Qui peut utiliser les automatisations
Seuls les propriétaires et les admins d'un projet peuvent créer, éditer ou supprimer les automatisations. Les membres et les observateurs ne peuvent pas les gérer.
Pourquoi utiliser les automatisations
Gagner du temps — Arrêtez de notifier manuellement les gens ou de mettre à jour les détails des tâches. Laissez les bots s'en charger.
Cohérence — Les automatisations s'exécutent de la même façon à chaque fois, réduisant l'erreur humaine.
Scalabilité — À mesure que votre projet grandit, les automatisations grandissent avec lui. Une automatisation gère des centaines d'événements.
Intégration — Les bots peuvent connecter votre projet à des systèmes externes (email, Slack, bases de données, etc.) selon leur configuration.
Prérequis
Avant de configurer les automatisations :
Vous êtes propriétaire ou admin du projet
Votre espace de travail a au moins un bot disponible pour les automatisations (les bots doivent être configurés pour supporter cela)
Le projet existe et vous pouvez accéder à son tableau de bord
Vous comprenez ce que vous voulez automatiser — Connaissez l'événement déclencheur et ce que le bot devrait faire
Accéder aux automatisations de projet
Ouvrez votre tableau de bord du projet.
Recherchez une icône d'éclair ou un bouton « Gérer les automatisations » dans l'en-tête du projet (haut de la page).
Cliquez dessus. La boîte de dialogue Automatisations de projet s'ouvre.
La boîte de dialogue affiche :
Titre : « Automatisations de projet »
Description : « Configurez des flux de travail automatisés qui se déclenchent quand des événements spécifiques se produisent dans votre projet. Vos agents IA géreront les tâches automatiquement en fonction de ces déclencheurs. »
Liste des automatisations (s'il en existe) ou un état vide : « Pas encore d'automatisations. Créez votre première automatisation pour rationaliser votre flux de travail. »
Bouton Créer une nouvelle automatisation (ou icône +)
Configurer une automatisation
Étape 1 : Ouvrir le formulaire de création
Dans la boîte de dialogue Automatisations de projet, cliquez sur Créer une nouvelle automatisation ou sur le bouton +.
Le formulaire apparaît avec le titre « Créer un déclencheur d'automatisation » et le sous-titre « Automatisez vos flux de travail avec les agents IA. »
Étape 2 : Sélectionner l'événement déclencheur
Champ : « Sélectionner l'événement déclencheur » (obligatoire)
Ce que cela signifie : Choisissez l'événement qui démarre votre automatisation. Quand cet événement se produit dans votre projet, le bot s'exécutera.
Événements déclencheurs disponibles :
Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez l'événement qui correspond à votre objectif d'automatisation.
Étape 3 : Sélectionner le bot
Champ : « Sélectionner le bot » (obligatoire)
Ce que cela signifie : Choisissez l'agent IA qui s'exécutera quand l'événement déclencheur se produit. Le bot reçoit le contexte complet de l'événement et agit en conséquence.
Remarque : Seuls les bots qui supportent les automatisations apparaissent dans cette liste. Si vous ne voyez pas un bot approprié, vous devrez peut-être en créer ou en configurer un dans la zone Agents de votre espace de travail.
Étape 4 : Enregistrer l'automatisation
Cliquez sur Créer. Le bouton est désactivé jusqu'à ce que l'événement déclencheur et le bot soient sélectionnés.
En cas de succès : « Déclencheur d'automatisation créé avec succès. » L'automatisation est maintenant active et s'exécutera chaque fois que l'événement déclencheur se produit dans ce projet.
En cas d'erreur : « Erreur lors de la création du déclencheur d'automatisation. » Vérifiez que les deux champs sont remplis, que vos permissions sont correctes et que le bot existe toujours. Puis réessayez.
Comment fonctionnent les déclencheurs
Quand les automatisations s'exécutent
Les automatisations s'exécutent automatiquement quand leur événement déclencheur se produit dans le projet. Voici ce qui se passe :
L'événement se produit — Quelqu'un crée une tâche, déplace une tâche, modifie un assigné, etc.
Le système vérifie — Le système recherche toutes les automatisations actives avec cet événement déclencheur dans ce projet.
Le bot s'exécute — Chaque bot correspondant s'exécute en arrière-plan avec le contexte complet de l'événement (détails de la tâche, nom du projet, ce qui a changé, etc.).
L'action se termine — Le bot effectue son action configurée (envoie un message, met à jour un champ, notifie quelqu'un, etc.).
Tout cela se passe automatiquement. Il n'y a pas de bouton « Exécuter maintenant » ou d'étape manuelle.
Portée
Les automatisations sont par projet. Elles ne s'exécutent que pour les événements dans ce projet spécifique.
Tous les membres du projet peuvent déclencher les automatisations. Si un membre déplace une tâche, l'automatisation « Section de tâche modifiée » s'exécute pour tout le monde.
Les automatisations en pause ne s'exécutent pas. Si vous avez besoin d'arrêter temporairement une automatisation, mettez-la en pause au lieu de la supprimer.
Ce que les automatisations peuvent faire
Les actions qu'une automatisation effectue dépendent de la façon dont le bot est configuré. L'interface d'automatisation définit seulement le déclencheur ; les instructions et les outils du bot déterminent l'action.
Actions courantes des bots
Envoyer des messages — Publier un résumé ou une notification dans le chat de tâche
Mettre à jour les champs — Modifier le statut, le label ou d'autres détails d'une tâche
Notifier les membres de l'équipe — Envoyer des alertes à des personnes spécifiques
Enregistrer les changements — Enregistrer ce qui s'est passé (pour les pistes d'audit)
Intégrer avec les systèmes externes — Synchroniser les données avec Slack, email, bases de données, etc.
Exemple : Tâche déplacée vers Terminé
Déclencheur : Section de tâche modifiée (vers « Terminé »)
Bot : Un bot configuré pour publier des résumés
Action : Quand une tâche se déplace vers Terminé, le bot publie un résumé dans le chat de tâche : « La tâche 'Concevoir les maquettes' est maintenant terminée. Suivant : Réviser avec les stakeholders. »
Modèles d'automatisation courants
Modèle 1 : Notifier quand le travail est terminé
Déclencheur : Section de tâche modifiée
Bot : Bot de notification
Configuration : Configurez le bot pour détecter quand une tâche se déplace vers « Terminé » et notifier l'équipe
Avantage : Tout le monde sait immédiatement quand les jalons sont atteints
Modèle 2 : Traiter les nouvelles tâches
Déclencheur : Tâche créée
Bot : Bot de tri ou de routage
Configuration : Configurez le bot pour assigner un label par défaut, ajouter un commentaire ou router vers la bonne personne
Avantage : Les nouvelles tâches sont immédiatement catégorisées et assignées
Modèle 3 : Suivre les changements d'assigné
Déclencheur : Assigné de tâche modifié
Bot : Bot de journalisation ou de notification
Configuration : Configurez le bot pour enregistrer le changement ou notifier le nouvel assigné
Avantage : Vous avez un enregistrement de qui est responsable et le nouvel assigné est au courant
Modèle 4 : Synchroniser avec les systèmes externes
Déclencheur : Tâche mise à jour
Bot : Bot d'intégration (par exemple, Slack, email, CRM)
Configuration : Configurez le bot pour envoyer les mises à jour de tâche à un système externe
Avantage : Votre projet reste synchronisé avec les autres outils que votre équipe utilise
Éditer et supprimer les automatisations
Éditer une automatisation
Dans la liste Automatisations de projet, trouvez l'automatisation que vous voulez modifier.
Cliquez sur le bouton ou l'action Éditer à côté.
Le formulaire se réouvre. Modifiez l'événement déclencheur et/ou le bot selon vos besoins.
Cliquez sur Mettre à jour.
En cas de succès : « Déclencheur d'automatisation mis à jour avec succès. »
Supprimer une automatisation
Dans la liste Automatisations de projet, trouvez l'automatisation à supprimer.
Cliquez sur le bouton ou l'action Supprimer à côté.
Une boîte de dialogue de confirmation apparaît : « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce déclencheur d'automatisation ? »
Cliquez sur Confirmer pour supprimer.
En cas de succès : « Déclencheur d'automatisation supprimé avec succès. » L'automatisation est supprimée et ne s'exécutera plus.
Mettre en pause (si disponible)
Certains espaces de travail vous permettent de mettre en pause une automatisation au lieu de la supprimer. Une automatisation en pause ne s'exécute pas, mais vous pouvez la reprendre plus tard sans la recréer. Recherchez un bouton ou un curseur pause/reprise dans la liste des automatisations.
Tester et déboguer
Vérifier que l'automatisation existe
Ouvrez Gérer les automatisations dans votre projet.
Vérifiez que votre automatisation est listée avec l'événement déclencheur et le bot corrects.
Confirmez qu'elle n'est pas en pause (si la pause/reprise est disponible).
Tester le déclencheur
Effectuez l'action dans votre projet (par exemple, créez une tâche, déplacez une tâche vers une autre section).
L'automatisation s'exécute en arrière-plan. Il n'y a pas de bouton « Test » visible.
Vérifiez si l'action du bot s'est produite (par exemple, recherchez un message dans le chat de tâche, vérifiez si un champ a été mis à jour).
Si rien ne se passe
Causes possibles :
L'automatisation est en pause
L'événement déclencheur ne correspond pas à l'action que vous avez effectuée (par exemple, vous avez créé une tâche mais le déclencheur est « Tâche créée »)
Le bot est mal configuré ou n'a pas les bonnes permissions
Le bot a échoué silencieusement (pas d'erreur visible, mais l'action ne s'est pas exécutée)
Ce qu'il faut faire :
Vérifiez à nouveau que l'événement déclencheur correspond à votre action
Examinez la configuration et les instructions du bot
Mettez temporairement en pause ou supprimez l'automatisation si elle cause des problèmes
Ajustez les instructions du bot et recréez l'automatisation
Contactez le support si le problème persiste
Bonnes pratiques
Commencer petit
Créez une automatisation (par exemple, « Section de tâche modifiée » → un bot), testez-la complètement, puis en ajoutez d'autres. Cela facilite le débogage si quelque chose se passe mal.
Utiliser des instructions claires pour le bot
Le bot reçoit le contexte de l'événement (détails de la tâche, ce qui a changé, etc.). Rédigez des instructions claires afin que le bot sache exactement quoi faire. Par exemple : « Quand une tâche se déplace vers la section 'Terminé', publier un bref résumé dans le chat de tâche. »
Éviter les actions dupliquées
Si vous créez deux automatisations pour le même événement déclencheur, les deux s'exécuteront. Cela peut être utile (par exemple, notifier une équipe et enregistrer le changement), mais évitez de configurer accidentellement la même action deux fois.
Examiner périodiquement
Supprimez les automatisations qui ne sont plus nécessaires. Un projet avec trop d'automatisations devient plus difficile à gérer et à déboguer.
Documenter vos automatisations
Conservez une liste simple de ce que chaque automatisation fait. Cela aide vous et votre équipe à comprendre les flux de travail du projet.
Exemple concret : Flux de travail de production de contenu
Objectif : Quand une tâche de contenu se déplace vers « Terminé », publier automatiquement un résumé dans le chat de tâche et notifier l'équipe.
Votre configuration :
Créez le bot (ou utilisez un existant) — Configurez un bot qui peut publier dans le chat de tâche et envoyer des notifications.
Ouvrez Gérer les automatisations — Cliquez sur l'icône d'éclair dans l'en-tête de votre projet.
Créez une nouvelle automatisation
Événement déclencheur : Section de tâche modifiée
Bot : Le bot de notification/résumé
Cliquez sur Créer
Message : « Déclencheur d'automatisation créé avec succès. »
Configurez les instructions du bot (dans la zone Agents, pas dans le formulaire d'automatisation) :
« Quand une tâche se déplace vers la section 'Terminé', publier un résumé dans le chat de tâche qui inclut le titre de la tâche et une brève note comme 'Cette tâche est terminée.' »
Testez l'automatisation :
Dans votre projet, déplacez une tâche de contenu vers la section « Terminé »
Le bot s'exécute automatiquement et publie le résumé dans le chat de tâche
Résultat :
Votre équipe voit les complétions de contenu en temps réel sans notifications manuelles. Le flux de travail est cohérent et scalable.
Dépannage
Je ne vois pas « Gérer les automatisations » dans l'en-tête du projet
Cause : Vous n'êtes pas propriétaire ou admin du projet.
Solution : Seuls les propriétaires et les admins peuvent gérer les automatisations. Demandez à un propriétaire ou un admin du projet de vous donner le rôle d'admin si vous avez besoin de configurer les automatisations.
La liste des bots est vide ou je ne trouve pas de bot approprié
Cause : Aucun bot dans votre espace de travail n'est configuré pour supporter les automatisations, ou ils sont filtrés.
Solution : Créez ou configurez un bot qui supporte les automatisations. Allez dans la zone Agents de votre espace de travail et configurez un nouveau bot, ou demandez à votre administrateur d'espace de travail d'activer un bot existant pour les automatisations. Certains espaces de travail ont un lien dans le formulaire (par exemple, « Créer un nouvel agent ») qui vous y mène directement.
L'automatisation ne s'exécute pas quand l'événement déclencheur se produit
Causes possibles :
L'automatisation est en pause
L'automatisation a été supprimée
L'événement déclencheur ne correspond pas à l'action (par exemple, vous avez créé une tâche mais le déclencheur est « Section de tâche modifiée »)
Le bot est mal configuré ou échoue silencieusement
Solutions :
Dans Gérer les automatisations, vérifiez que l'automatisation existe et n'est pas en pause
Effectuez l'action exacte qui correspond au déclencheur (par exemple, déplacez une tâche pour « Section de tâche modifiée »)
Vérifiez la configuration du bot dans la zone Agents
Recherchez les messages d'erreur ou les journaux dans les détails du bot
Si vous êtes toujours bloqué, supprimez et recréez l'automatisation avec des instructions plus claires
J'ai créé une automatisation mais ne la vois pas dans la liste
Cause : La liste ne s'est pas rafraîchie, ou il y a un problème temporaire de l'interface utilisateur.
Solution : Fermez et rouvrez la boîte de dialogue Automatisations de projet. Actualisez la page si nécessaire.
« Erreur lors de la création du déclencheur d'automatisation » apparaît
Causes possibles :
Un ou les deux champs (événement déclencheur, bot) sont vides
Le bot n'existe plus ou n'est plus disponible
Vous n'avez pas les permissions de propriétaire ou d'admin
Problème réseau ou serveur
Solutions :
Assurez-vous que l'événement déclencheur et le bot sont sélectionnés
Vérifiez que le bot existe toujours dans la zone Agents de votre espace de travail
Confirmez que vous êtes propriétaire ou admin du projet
Vérifiez votre connexion Internet
Actualisez et réessayez
Contactez le support si le problème persiste
Questions fréquemment posées
Puis-je avoir plusieurs automatisations pour le même événement déclencheur ?
Oui. Vous pouvez créer plusieurs automatisations avec le même événement déclencheur mais des bots différents. Tous s'exécuteront quand l'événement se produit. C'est utile si vous voulez plusieurs actions (par exemple, notifier l'équipe ET enregistrer le changement).
Quelle est la différence entre les automatisations de projet et les automatisations d'espace de travail ?
Les automatisations de projet (ce que ce guide couvre) sont liées à un projet spécifique et s'exécutent quand des événements se produisent dans ce projet. Les automatisations d'espace de travail sont configurées au niveau de l'espace de travail et peuvent être planifiées, basées sur webhook ou déclenchées par des événements en dehors des projets. Ce guide couvre seulement les automatisations de projet.
Puis-je mettre en pause une automatisation sans la supprimer ?
Si votre espace de travail le supporte, oui. Recherchez un contrôle Mettre en pause ou Statut dans la liste des automatisations ou la vue détaillée. Les automatisations en pause ne s'exécutent pas mais peuvent être reprises plus tard sans les recréer.
Le bot reçoit-il les détails complets de la tâche ?
Le bot reçoit le contexte concernant l'événement déclencheur, y compris l'id de la tâche, le titre, la description, les assignés, les labels, le nom du projet et les détails de ce qui a changé (par exemple, vers quelle section la tâche s'est déplacée). La charge exacte dépend du type d'événement et de la configuration de votre espace de travail.
Qui peut créer des automatisations ?
Seuls les propriétaires et les admins du projet. Les membres et les observateurs ne peuvent pas créer, éditer ou supprimer les automatisations.
Où puis-je créer ou configurer les bots utilisés dans les automatisations ?
Créez et configurez les bots dans la zone Agents de votre espace de travail (ou section Bots, selon votre espace de travail). Le formulaire d'automatisation peut avoir un lien (par exemple, « Créer un nouvel agent ») qui vous y mène. Seuls les bots configurés pour supporter les automatisations apparaîtront dans le champ Sélectionner le bot.
Les automatisations peuvent-elles déclencher d'autres automatisations ?
Cela dépend de votre espace de travail et de la façon dont les bots sont configurés. Dans la plupart des cas, les automatisations déclenchent les bots, et les bots effectuent des actions. Les bots peuvent mettre à jour les tâches (ce qui pourrait déclencher d'autres automatisations), mais ce n'est pas garanti. Vérifiez auprès de votre administrateur si vous avez besoin de créer des chaînes d'automatisations.
Que se passe-t-il si une automatisation s'exécute et cause une erreur ?
Le bot échouera silencieusement ou enregistrera une erreur (selon la configuration du bot). Vérifiez les journaux d'erreur ou l'historique du bot dans la zone Agents. Si une automatisation cause des problèmes, mettez-la en pause ou supprimez-la, corrigez le bot et recréez l'automatisation.
Les automatisations sont plus puissantes quand elles sont combinées avec des instructions claires et des examens réguliers. Commencez par une automatisation simple, testez-la et développez-la à partir de là.