Organisation par collection

Aperçu

Les collections offrent un environnement structuré sous forme de dossiers pour classer les enregistrements de réunions et les transcriptions audio. Vous pouvez organiser vos archives par département, compte client ou projet stratégique.

Associées aux filtres temporels et à la recherche plein texte, les collections garantissent des archives claires et faciles à parcourir. Elles peuvent aussi servir de sources de connaissances ciblées pour vos agents IA spécialisés.

Prérequis

Pour organiser vos réunions par collection, vous devez disposer de :

• Un compte Swiftask actif.
• Au moins une réunion enregistrée ou une transcription audio dans votre espace de travail.
• Les autorisations nécessaires pour créer ou gérer des collections.

Guide étape par étape

1. Accédez à la section Meetings dans le menu latéral gauche pour afficher votre liste de réunions.
2. Cliquez sur le menu d'options à trois points (...) d'une réunion et sélectionnez Assign to collection.
   
3. Si aucune collection n'existe encore, la fenêtre affiche No collection yet. Cliquez sur + Add new collection.
   
4. Dans la boîte de dialogue Add new collection, saisissez le Collection Name (ex. « Reunion », « Comptes clients ») et cliquez sur Create.
   
5. Cochez la case correspondant à votre collection et cliquez sur Save pour classer la réunion.
   

Cas d'utilisation pratiques

• Gestion des comptes clients : Regroupez tous les appels de cadrage, points d'étape et bilans sous une collection dédiée à un client.
• Sprints de développement produit : Centralisez les réunions de planification, stand-ups et rétrospectives pour les équipes produit.
• Archives de direction : Isolez les réunions de gouvernance et revues de conformité confidentielles dans des collections à accès restreint.

Conseils et bonnes pratiques

• Adoptez des conventions de nommage : Utilisez des préfixes cohérents comme "[Client] Nom" ou "[Projet] Sprint" pour repérer rapidement vos réunions.
• Classez immédiatement : Attribuez chaque réunion à sa collection dès la fin de l'enregistrement pour garder votre boîte principale ordonnée.
• Combinez avec les filtres de date : Utilisez les filtres Today, This week et This month dans vos collections pour retrouver facilement les échanges récents.

Dépannage

• Collection partagée invisible : Vérifiez que vous êtes sur le bon espace de travail et contactez votre administrateur.
• Réunion absente de la collection : Rouvrez la réunion, confirmez l'affectation à la collection et assurez-vous que le filtre est positionné sur All.
• Noms de collections en doublon : Renommez la collection pour inclure le nom du projet ou la date afin d'éviter toute confusion.

Ressources supplémentaires

• Introduction - Réunions assistées par l'IA – Vue d'ensemble de l'écosystème de réunions Swiftask.
• Enregistrement de réunion – Découvrez comment enregistrer et transcrire vos réunions.
• Analyser les transcriptions de réunions avec l'IA – Analysez et interrogez vos transcriptions classées dans vos collections.
• Synchronisation dans le cloud – Accédez à vos collections organisées sur tous vos appareils.