Introduction à la base de connaissances
Écrit par Stanislas
Dernière mise à jour Il y a 30 jours
La Base de connaissances est votre référentiel centralisé pour stocker et organiser les documents, fichiers, contenus web et sources de données que vos agents IA et membres d'équipe peuvent consulter. Elle transforme des informations éparpillées en une ressource structurée et interrogeable qui alimente des réponses IA plus intelligentes et une collaboration d'équipe plus fluide.
Stockez vos documents d'entreprise dans la Base de connaissances pour que les agents puissent s'y référer lorsqu'ils répondent à des questions, analysent des données ou accomplissent des tâches. Au lieu de télécharger des fichiers à répétition ou de fouiller dans des dossiers, vous créez une source unique de vérité accessible instantanément aussi bien par les humains que par l'IA.
Présentation
La base de connaissances gère les données non structurées de votre organisation (documents, PDF, pages Web, notes, fichiers cloud et sources de données externes) en un seul endroit. Elle sert de mémoire et de bibliothèque de référence pour vos agents IA.
Lorsque vous connectez une base de connaissances à un agent, celui-ci peut extraire les informations pertinentes de vos documents afin de répondre avec précision aux questions, de fournir des recommandations spécifiques au contexte et d'effectuer des analyses spécialisées basées sur vos données commerciales réelles.
Ce que vous pouvez stocker :
Documents téléchargés directement sur Swiftask (PDF, fichiers Word, feuilles de calcul, etc.)
Contenu Web importé à partir de sites Web et de pages Web
Fichiers synchronisés à partir d'un stockage cloud (Google Drive, SharePoint, Dropbox)
Notes et documents créés directement dans Swiftask
Sources de données externes (bases de données, API)
Fonctionnement :
La base de connaissances organise votre contenu en sources de données (également appelées « datasources »). Chaque source de données est un ensemble de documents ou d'informations connexes. Vous pouvez connecter une ou plusieurs sources de données à un agent, lui donnant ainsi accès aux informations spécifiques dont il a besoin pour faire son travail.
Pourquoi utiliser la base de connaissances
Pour les agents IA :
Les agents qui ne disposent pas d'une base de connaissances ne peuvent répondre qu'en fonction de leur formation générale. Les agents connectés à une base de connaissances peuvent se référer à vos documents, politiques, données et contextes spécifiques, ce qui rend leurs réponses précises, pertinentes et adaptées à votre organisation.
Exemple : un agent du service client connecté à la base de connaissances de la documentation de vos produits peut répondre aux questions des clients en utilisant les spécifications réelles de vos produits, les guides de dépannage et les FAQ.
Pour votre équipe :
La base de connaissances centralise les informations afin que les membres de l'équipe puissent trouver rapidement des documents, partager facilement des ressources et collaborer avec l'IA sur les mêmes données. Au lieu de rechercher des pièces jointes dans des e-mails ou des dossiers cloud, tout le monde accède au même référentiel organisé.
Pour les flux de travail :
En stockant les documents dans la base de connaissances, vous les rendez instantanément disponibles dans le chat, les agents et les projets. Téléchargez-les une fois, utilisez-les partout.
Comment les agents utilisent la base de connaissances
Lorsque vous associez une base de connaissances à un agent, celui-ci peut rechercher et extraire les informations pertinentes de ces documents lorsqu'il répond à des questions ou effectue des tâches.
Comment cela fonctionne :
Vous connectez une ou plusieurs sources de données à votre agent lors de la configuration de l'agent
Lorsqu'un utilisateur pose une question à l'agent, celui-ci recherche les informations pertinentes dans la base de connaissances connectée
L'agent récupère le contenu le plus pertinent et l'utilise pour générer une réponse précise et adaptée au contexte
L'agent fait référence à des documents ou des points de données spécifiques de votre base de connaissances dans sa réponse
Ce que les agents peuvent faire avec la base de connaissances :
Répondre aux questions en se basant sur les documents et les politiques de votre entreprise
Analyser des documents et extraire des informations clés
Fournir des recommandations à partir de vos études de marché ou de vos données commerciales spécifiques
Référencer les spécifications, procédures ou directives relatives aux produits stockées dans votre base de connaissances
Maintenir la cohérence en utilisant toujours vos informations approuvées et à jour
Ce que les agents ne peuvent pas faire :
Accéder à des documents qui ne sont pas liés à leur base de connaissances
Accéder à des informations en dehors de leurs sources de données configurées
Modifier ou supprimer des documents dans votre base de connaissances (les agents ne peuvent que lire les informations)
Exemples d'utilisation :
Agent RH : connexion au manuel de l'employé, aux politiques et à la documentation sur les avantages sociaux. L'agent répond aux questions RH en utilisant vos politiques réelles.
Agent marketing : se connecter aux études de marché, aux analyses de la concurrence et aux directives de marque. L'agent élabore des stratégies basées sur vos données réelles.
Agent du support technique : se connecter à la documentation sur les produits, aux guides de dépannage et aux FAQ. L'agent fournit une assistance précise en utilisant vos spécifications techniques.
Accéder à la base de connaissances
Pour accéder à la base de connaissances :
Cliquez sur Connaissances dans la barre latérale gauche
Vous verrez l'interface de la base de connaissances avec toutes vos sources de données et tous vos documents
Ce que vous trouverez :
Fichiers – Documents téléchargés directement sur Swiftask
Contenu Web – Pages Web et sites importés
Partagés avec moi – Sources de connaissances partagées par vos collègues
Chat avec Knowledge – Discutez avec l'IA à propos de vos documents
Bouton Créer un document – Écrivez des notes et des documents directement dans Swiftask
Bouton Importer – Importez des fichiers depuis votre ordinateur ou des connecteurs cloud (Google Drive, SharePoint, Dropbox) ou depuis un site web, une page web, un plan de site
Les connaissances sont organisées dans :
Dossiers (par exemple, « Gestion d'équipe »)
Documents individuels (par exemple, « Manuel du service RH », « Doc financier »)
Base de connaissances vs pièces jointes
Utilisez la base de connaissances lorsque :
Vous souhaitez que les agents accèdent automatiquement aux documents
Plusieurs agents ont besoin des mêmes informations
Vous devez organiser et gérer les documents de l'entreprise de manière centralisée
Les documents sont régulièrement mis à jour et les agents doivent toujours utiliser la dernière version
Vous formez des agents spécialisés dotés d'une expertise spécifique
Utilisez les pièces jointes dans Chat lorsque :
Vous avez besoin d'une analyse rapide et ponctuelle d'un document
Le fichier est unique à cette conversation
Vous n'avez pas besoin de réutiliser le document entre plusieurs agents ou conversations
Vous souhaitez obtenir des résultats immédiats sans configurer de source de données
Étapes suivantes
Maintenant que vous comprenez ce qu'est la base de connaissances et comment les agents l'utilisent, explorez :
Importer des documents et des fichiers – Télécharger des documents depuis votre ordinateur
Importer des sites Web et des pages Web – Ajoutez du contenu Web à votre base de connaissances
Créer un document – Rédigez des notes directement dans Swiftask
Importer depuis Google Drive – Synchronisez des fichiers depuis le stockage cloud
Autorisations et accès – Contrôlez qui peut voir et utiliser votre base de connaissances
Créer un agent – Créez un agent et connectez-le à votre base de connaissances
Prêt à créer votre base de connaissances ? Cliquez sur Connaissances dans la barre latérale et commencez à importer vos premiers documents.